【作 者】
陈继初（教授）
【作者单位】
（湖南财政经济学院会计系，长沙 410205）
【摘 要】
【摘要】本文结合用友财务软件，对其操作中所体现的会计数据十大平衡进行了分析，强调了各系统期末结账应遵循的先后顺序，旨在帮助会计人员进一步理解会计软件的基本功能、操作流程与方法，提高会计工作效率。
【关键词】用友软件；试算平衡；结账顺序；会计数据会计主体使用财务软件进行会计工作，必须遵循国家统一的会计准则和制度，不能违背会计处理的一般原则和要求。在实际工作中，会计人员有时由于不熟悉财务软件的基本功能、操作流程与方法，容易导致会计数据出现一些异常情况，如对账不平、试算不平衡等。鉴于此，本文以用友ERP-U872为例，对财务软件数据十大平衡进行解析，以期对单位的会计信息化工作有所帮助。
一、会计数据十大平衡
1. 总账：期初余额试算平衡。
为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据相衔接，在总账系统初始化设置中，需要将一些基础数据录入到系统中。这些基础数据主要是各会计科目的年初余额（系统启用月份是1月）或启用月份的月初余额和年初到该月的累计借方、贷方发生额（系统启用月份是年度中间）。
输入期初余额、累计发生额后，应根据系统提供的对账功能，进行期初对账的操作，对账内容包括总账上下级之间、总账与辅助账之间。如果对账后发现有错误，系统会予以列示，这样可尽快修正错误的会计数据，实现账账相符。更重要的是，在期初余额输入完毕后，必须进行试算平衡的操作，查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡。若平衡，则会显示“试算结果平衡”字样，并把平衡的借方余额合计与贷方余额合计显示出来；若不平衡，则会显示“试算结果不平衡”字样，并把不平衡的借方余额合计与贷方余额合计显示出来，此时需要进一步检查修改，直至试算平衡。
值得注意的是，即使期初余额试算不平衡，也可以填制凭证，但不能记账。记账完毕之后，不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。
2. 总账：“银行对账期初”调整后余额平衡。
在正式使用银行对账功能之前，为了确保银行对账的准确性，应首先将手工账簿数据中的期初未达账项通过“银行对账期初”功能录入系统，在开始使用银行对账功能之后由系统自动生成下个月的期初余额及未达账项，不再需要手工输入。
例如：由某公司出纳员“1033”陈红负责银行对账。银行对账的启用日期是2014年8月1日。公司工行人民币户日记账调整前余额为1 300 000元（2014年7月31日），没有未达账项；银行对账单调整前余额为1 170 000元，未达账项有：“企业已收银行未收”180 000元，“企业已付银行未付”50 000元。
根据该例数据，在“银行对账期初”窗口中，应在“单位日记账”的“调整前余额”栏输入“1 300 000.00”，在“银行对账单”的“调整前余额”栏输入“1 170 000.00”，单击“日记账期初未达项”按钮，弹出的“企业方期初”窗口中输入两笔未达项（借方金额“180 000.00”，贷方金额“50 000.00”）。最后得到单位日记账的调整后余额与银行对账单调整后余额均为“1 300 000.00”。即在执行银行对账功能前，应将“银行对账期初”中的“调整后余额”调平，单位日记账的调整后余额与银行对账单调整后余额相等（平衡），否则会影响银行对账、银行存款余额调节表的编制。另外在“银行对账”手工对账中，应注意勾对是否正确、检查账目是否平衡。
3. 总账：填制的凭证借贷发生额平衡。
记账凭证中除了有关业务的基本内容外，更重要的是运用借贷记账法反映记账的方向、涉及的会计科目以及发生额，而且对每一张凭证务必做到“有借必有贷，借贷必相等”。因此，在输入记账凭证时，一定要仔细、认真，输入完毕进行保存时，系统也会自动检查是否做到了借贷发生额平衡。若不平衡，系统不会保存该凭证，此时，用户应及时修改完善。
4. 总账：期末余额试算平衡。
账证相符、账账相符是会计核算完整性、真实性的要求。在手工处理方式下，会计人员需要通过账证核对、账账核对实现这些要求。而在总账系统中，系统自动记账处理的一致性、客观性和正确性实际上已经确保了账证相符、账账相符。但是，由于非法操作、计算机病毒等原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因此，为在期末结账前进一步确保账账准确无误，用户应调用“总账——期末”的“对账”功能，对各个账簿之间的数据进行核对，并显示对账结果。若发现错误，系统将自动记录错误出处，并输出这些错误信息。然后单击“试算”按钮，可将系统中所设置的所有科目的期末余额按照会计平衡公式“借方余额合计=贷方余额合计”进行平衡检验，并输出各科目类别余额表以及是否平衡的信息。
5. 报表系统：审核公式定义平衡。
在报表系统中，为确保报表编制结果正确，系统提供了报表审核公式定义功能。审核公式既可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表中不同表页的勾稽关系，还可以验证不同报表之间的数据勾稽关系。
以资产负债表为例，B39为资产合计（期末余额）数，C39为资产合计（年初余额）数，E39为负债和所有者权益合计（期末余额）数，F39为负债和所有者权益合计（年初余额）数。据此，用户可以定义如下两个审核公式：B39=E39 MESS “期末资产合计与期末负债和所有者权益合计不等！”，C39=F39 MESS “年初资产合计与年初负债和所有者权益合计不等！”资产负债表编制完毕，在数据状态下，可利用设置的审核公式对相关数据进行审核，以确保资产负债表编制准确，做到“资产=负债+所有者权益”。若不平衡，仍需进一步检查修改，直至平衡。
6. 固定资产：与总账对账平衡。
在初次启用固定资产系统的参数设置中，对于财务接口的设置，为了严格控制系统间的平衡，用户应选择“与账务系统进行对账”，不能选择“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”。系统在运行过程中，应保证本系统中的固定资产原值、累计折旧额和总账系统中的“固定资产”、“累计折旧”科目的数值分别平衡。这可通过固定资产系统提供的对账功能实现，对账操作不限制执行的时间，任何时候均可对账。其操作步骤如下：第一步，执行“固定资产——处理——对账”命令，弹出“与账务对账结果”提示框。第二步，单击“确定”按钮，对账结果若不平衡，则应仔细核对、修改有关数据，直至对账平衡。
7. 存货核算：存货与总账期初对账平衡。
各个仓库存货的期初余额既可以在库存管理系统中录入，也可以在存货核算系统中录入。即只要在其中一个系统中输入，另一个系统将自动获取期初库存数据。这里选择先在存货核算系统中录入。其操作步骤如下：第一步，执行“存货核算——初始设置——期初数据——期初余额”命令，进入“期初余额”窗口。第二步，选择仓库，单击“增加”按钮，输入存货期初库存数据。第三步，单击“记账”按钮，系统对所有仓库进行记账。第四步，在财务核算中将存货与总账期初数据进行对账，在其中可以查看存核算系统与总账系统的期初余额是否平衡。
8. 库存管理：库存与总账期初对账平衡。
首次使用库存管理系统时，应进行一些初始化操作。输入库存期初数并审核、对账就是其中的重要内容之一。其操作步骤如下：第一步，执行“库存管理——初始设置——期初结存”命令，进入“库存期初数据录入”窗口。第二步，选择仓库，单击“修改”、“取数”按钮，取出存货核算系统中录入的仓库期初库存数据。第三步，单击“保存”按钮，单击“批审”按钮。第四步，将库存与存货期初数据进行对账，在其中可以查看库存管理系统与存货核算系统的期初余额是否平衡。
9. 应收款管理：期初余额对账平衡。
在启用应收款管理系统时，需要将以前还没有处理完毕的单据全部录入到系统中，作为系统的期初余额。通过期初余额录入，可以将启用系统前的所有应收业务数据以销售专用发票等形式录入到系统中，作为期初建账的数据对其进行管理。其操作步骤如下：第一步，执行“应收款管理——设置——期初余额”命令，打开“期初余额——查询”窗口。第二步，输入所需查询的条件，单击“确定”按钮，打开“期初余额明细表”窗口。第三步，单击“增加”按钮，打开“单据类型”对话框，对其中选项进行设置（如在单据名称中选择“销售专用发票”）。单击“确定”按钮，打开“销售专用发票”窗口。第四步，在“销售专用发票”窗口点击“增加”按钮，输入相关数据，输入完毕后，单击“保存”按钮；单击“退出”按钮，关闭录入对话框。点击“刷新”按钮，显示“期初余额明细表”。第五步，在“期初余额明细表”窗口中单击“对账”按钮，打开“期初对账”窗口，在其中可查看应收款管理系统与总账系统的期初余额是否平衡。
10. 应付款管理：期初余额对账平衡。
在启用应付款管理系统时，需将以前还没有处理完毕的单据全部录入到系统中，作为系统的期初余额。通过期初余额录入，可以将启用系统前的所有应付业务数据以采购专用发票等形式录入到系统中，作为期初建账的数据对其进行管理。其操作步骤如下：第一步，执行“应付款管理——设置——期初余额”命令，打开“期初余额——查询”窗口。第二步，输入所需查询的条件，单击“确定”按钮，打开“期初余额明细表”窗口。第三步，单击“增加”按钮，打开“单据类型”对话框，对其中选项进行设置（如在单据名称中选择“采购专用发票”）。单击“确定”按钮，打开“采购专用发票”窗口。第四步，在“采购专用发票”窗口点击“增加”按钮，输入相关数据，输入完毕后，单击“保存”按钮；单击“退出”按钮，关闭录入对话框。点击“刷新”按钮，显示“期初余额明细表”。第五步，在“期初余额明细表”窗口中单击“对账”按钮，打开“期初对账”窗口，在其中可查看应付款管理系统与总账系统的期初余额是否平衡。
二、用友软件月末结账顺序
试算（对账）平衡是非常重要的一项操作，平衡与否直接关系到后续有关操作能否顺利进行。如总账系统中，期初余额若不平衡，则不能进行本期记账的操作；期末余额若不平衡，则不能进行本期结账的操作。在实际工作中，期末结账业务必按照一定顺序进行，否则会影响工作进程。如果某单位启用了用友软件的所有系统（模块），那么在期末结账时，应遵循以下顺序：首先，进行薪资管理、固定资产、采购管理、销售管理系统（模块）的月末结账，且它们之间不分先后顺序。其次，进行库存管理、存货核算、应收款管理、应付款管理系统（模块）的月末结账。再次，进行成本管理的月末结账。最后，在除总账系统外的各个系统月末均结账后，总账系统完成月末结账操作。
由此可知，总账系统是最后完成月末结账的。在财务业务一体化的会计信息系统中，总账系统处于核心地位，其他系统与总账系统之间存在着单向或双向的数据传递关系。如薪资管理系统在完成职工薪酬核算、工资发放、代扣个人所得税等设置后，生成自动转账凭证传递到总账系统。固定资产系统可生成固定资产增加、减少、计提固定资产折旧等有关凭证数据然后传送给总账系统。对于采购订货业务，一般是先在采购管理系统中填制采购订单，并对其进行审核，若采购订货已入库，则在库存管理系统中输入（或生成）采购入库单并审核，在存货核算系统中对入库单记账、生成凭证并传递到总账系统；若同时取得采购专用发票，则在采购管理系统中填制采购专用发票，并与入库单进行采购结算，在应付款管理系统中对采购专用发票进行审核、生成应付凭证并传递到总账系统；若以后将价税款支付给供货方，则在应付款管理系统中填制付款单并审核，然后对付款单生成付款凭证并传递到总账系统。
总之，所有经济业务生成的记账凭证（不管是在总账系统填制的还是其他系统传递过来的），均要集中在总账系统进行处理。有时一笔经济业务涉及几个系统（模块）处理，处理时也是有先后次序的。如果总账系统先月末结账了，则意味着本月经济业务已全部处理完毕。
三、结束语
首次使用财务软件，单位应结合自身的实际情况进行大量的初始化设置，为确保会计数据准确无误，用户应注意利用好各系统中的对账、试算（平衡）等功能。在日常业务的处理中，用户应遵守会计准则和制度的规定，及时做好对账工作，为期末顺利结账、编制会计报表奠定基础。
主要参考文献
刘海燕.会计软件应用［M］.上海：上海财经大学出版社，2013.
