【作　　者】
孙晓平1（副教授），郑宇梅2（副教授），潘平平3

【作者单位】
（1.沧州职业技术学院经贸管理系，河北沧州 061001；2.河北工程技术高等专科学校经贸系，河北沧州 061001；3. 河北工程技术高等专科学校电气自动化系，河北沧州 061001）

【摘　　要】

      【摘要】ERP不同应用模式下往来款项的处理流程存在着很大的差异，核算方法选择不当也会增加编报的难度。笔者通过对河北省内ERP-U8财务软件用户的调查，对ERP不同应用模式下往来业务核算方法及编报技巧进行了分析、阐述，以期为广大财务工作者的实际工作提供参考。
【关键词】ERP；应用模式；往来核算

笔者有幸参与了河北用友分公司的客户调查工作，通过现场走访、电话访问、发函等方式，对河北省内的ERP-U8财务软件用户进行了调查。这些企业的经营规模和业务复杂情况各不相同，应用ERP财务软件的模式也不同。业务简单的小型企业一般只启用总账、报表系统，即账务应用模式。业务相对较复杂的中型企业在此基础上，还启用了固定资产、薪资、应收、应付系统，即财务应用模式。而大型的集团企业则在财务应用模式的基础上还启用了采购、销售、库存、存货等业务模块，即财务业务一体化应用模式。
通过调查发现，ERP-U8软件在大部分企业运行情况良好，也能满足企业的管理需求，但是，部分企业的往来业务的核算存在以下两方面的问题：①往来款项明细核算方式选择不当，难以发挥ERP软件的优势，不能为企业提供全面准确的信息。②往来款项的核算沿用传统的方法，增加了编报的难度。鉴于此，本文对应收账款、预收账款在不同应用模式下的基础设置要求、业务处理流程和编报方法进行介绍，应付账款与预付账款的核算可参照处理。
一、不同应用模式下应收及预收款项的处理方法
（一）账务应用模式
1. 基础设置。
（1）客户档案设置。在基础档案中录入与公司有业务往来的客户档案，如果客户数量较多，可进行分类管理，具体分类标准应结合企业管理需要来确定。
（2）会计科目设置。在该应用模式下，应收账款与预收账款的明细账的建立方式有两种：一是延续手工方式下新增明细科目的方式来建立明细账。制单时，直接输入或选择明细科目，会计人员通过明细账的查询了解各明细账户的发生额及余额情况。二是将应收账款与预收账款分别设置客户往来辅助核算来建立明细账。制单时，输入会计科目后，系统提示录入相关客户信息，包括客户名称、业务员、发票号及业务日期，会计人员通过查询客户往来辅助账的方式来全方位了解各客户的往来情况，如可以按照科目、部门、业务员、地区分类等来查询客户余额表和客户往来明细账，还能够通过软件提供的客户往来催账单与账龄分析表，对客户的往来款项进行分析和管理。
如果企业的往来客户众多，往来业务发生较频繁，往来账项管理的工作量大，若是采用新增明细科目的方式，则科目体系庞大复杂，给会计工作带来不便。若是参照第二种方式，将应收账款与预收账款设置为客户往来辅助核算，则可以更加灵活方便地进行客户往来管理，科目体系简单，客户信息全面且准确。因此笔者建议，在企业的往来客户多且业务频繁的情况下，使用客户往来辅助核算的方式对应收账款与预收账款进行管理。
值得注意的是，将会计科目设置为客户往来辅助核算以后，系统提示该科目受控于应收系统，如图1所示“受控系统”选为“应收系统”，在这种情况下，该科目是不能在总账系统中使用的。此时，可以将“受控系统”选择为空白，或者在总账选项设置中，勾选“可以使用应收受控科目”（如图2所示），就可以在总账系统中使用该科目制单了。
2. 日常业务处理。
业务举例：
1月5日，康辉公司根据合同规定，收到北京光华有限公司支付的货款定金3 000元。
1月15日，康辉公司按照合同规定向北京光华有限公司发出落地台灯200台，每台200元，并开具增值税专用发票，注明价款40 000元，增值税税额为6 800元。同时以库存现金代垫运费200元。
2月5日，收到康辉公司收到北京光华公司支付的剩余款项44 000元。
业务分析：
以上是公司中常见往来业务类型，通常的会计处理方式为：收到货款定金时，首先反映预收账款的增加；然后发出货物时，确认主营业务收入以及应交的增值税，并在借方全额冲销预收账款，此时，“预收账款（北京光华）”账户余额在借方；收到补付的剩余货款后，再在贷方登记预收账款。
在这种处理方式下，预收账款的明细账户会出现借方余额，在编制资产负债表时，应收账款与预收账款需要按照明细账户余额来进行分析填列，否则，难以反映企业真实的资产和负债情况。由于财务软件中，是通过设置取数公式来完成报表的编制的，如果明细账户余额情况复杂，将增加公式编制的难度，因此笔者建议，在处理预收款销售业务时，采用下列方法来反映应收账款与预收账款的发生情况，即发出商品确认收入时，根据实际预收的金额减少预收账款，剩余款项通过应收账款账户反映，收到补付的货款时直接冲减应收账款，具体如下：
（1）收到预收款时，应做会计分录：
借：银行存款 3 000  
    贷：预收账款（北京光华） 3 000
（2）发出商品时，应做会计分录：
借：预收账款（北京光华） 3 000  
    应收账款（北京光华） 43 800  
    贷：主营业务收入 40 000
        应交税费——应交增值税（销项税额）
 6 800
（3）代垫运费时，应做会计分录：
借：应收账款（北京光华） 200  
    贷：库存现金 200
（4）收到补发的货款时：
借：银行存款 44 000  
    贷：应收账款（北京光华） 44 000
（二）财务应用模式
1. 基础设置。
（1）设置客户、存货档案、结算方式等基础档案。在该应用模式下，也需要设置客户信息，另外，还需要将企业的存货信息进行设置，包括存货的代码、名称、计量单位等内容；并对存货的属性如是否内销、外购、自制等进行适当的选择，同时还需要设置单位的开户银行、结算方式等信息。
（2）会计科目设置。在该应用模式下，应收账款、预收账款都必须设置为客户往来辅助核算，且必须受控于应收系统。
（3）应收系统初始化设置。在应收系统中对基本科目进行设置，如应收科目编码为1122（应收账款）、预收科目编码为2203（预收账款）、收入科目编码为6001（主营业务收入）、应交增值税科目编码为22110106（销项税额）等。另外，还需设置结算方式对应的会计科目，如现金结算对应的科目编码为1001（库存现金）、转账支票等结算方式对应的科目编码为1002（银行存款），便于应收系统自动制单处理。同时，可以根据企业需要，设置账龄区间等信息。
2. 日常业务处理。在该应用模式下，应收账款、预收账款的业务处理通过应收系统来完成。沿用上例，处理方法如下：
（1）收到预收款时，在应收系统填制收款单，选择款项类型为预收款，根据业务内容，录入相关信息，保存单据并审核，系统将自动生成凭证：
借：银行存款 3 000  
    贷：预收账款（北京光华） 3 000
（2）开具发票、发出货物时，在应收系统填制应收单，选择销售专用发票，根据业务内容，将发票填制完毕后进行保存并审核，系统自动生成记账凭证：
借：应收账款（北京光华） 46 800  
    贷：主营业务收入 40 000
        应交税费——应交增值税（销项税额） 6 800
（3）用现金代垫运费时，在应收系统填制应收单，选择其他应收单，根据业务内容，录入相关信息，保存单据并审核，系统自动生成记账凭证：
借：应收账款（北京光华） 200  
    贷：库存现金 200
（4）收到补付的货款时，在应收系统中录入收款单，选择收款类型为应收款，相关信息录入完毕后保存单据并审核，系统将自动生成凭证：
借：银行存款 44 000  
    贷：应收账款（北京光华） 44 000
通过以上处理我们发现，发出商品确认收入时，系统自动生成的凭证中价税款计入了应收账款，而没有冲销预收账款，因此，还需要进行预收冲应收的处理。在应收系统中，选择“预收冲应收”，将北京光华公司的预收款与应收款过滤显示，输入转账金额，进行转账，生成记账凭证如下：
借：预收账款（北京光华） 3 000  
    贷：应收账款（北京光华） 3 000
（三）财务业务一体化应用模式
1. 基础设置。该应用模式下的基础设置与财务应用模式下相同，概不多述。
2. 日常业务处理。在该应用模式下，应收账款、预收账款的核算也通过应收系统来完成，与财务应用模式不同的是，销售发票以及代垫运费等业务票据通过销售管理系统来填制，在应收系统中完成审核制单工作。以上业务中收到预收款、预收冲应收以及收到补付货款的业务与前述一致，不再重复。下面只介绍销售发票与代垫运费单据的填制。
（1）发出商品，开具销售专用发票。在销售管理系统中，录入销售专用发票，其填制方法与前述应收款管理系统的销售专用发票一致，填制完毕，进行保存并复核。
（2）用现金代垫运费。在销售发票窗口，点击“代垫”，或者直接选择“代垫费用单”，即进入代垫费用单据录入窗口，选择客户、结算方式，录入结算金额，保存单据并复核。
以上销售专用发票以及代垫运费单复核完毕后，将传递至应收系统，在应收系统中对其进行审核并制单，生成凭证同财务应用模式。
二、不同应用模式下报表编制方法
关于报表编制，三种应用模式下是一致的，均通过UFO报表系统设置取数公式，自动生成。由于使用前文中所述的往来业务的处理方法，应收账款与预收账款不会出现“你中有我，我中有你”的情况，因此，报表项目可直接根据总账账户余额进行填列。如应收账款项目可直接设置取数公式为：QM("1122",月,,,年,,)-QM("1231",月,,,年,,)，即应收账款总账账户期末余额减去坏账准备账户期末余额；预收账款项目公式为：QM("2203",月,,,年,,)，即为预收账款总账账户期末余额。
三、总结
ERP财务管理软件将企业的物流、资金流、信息流进行一体化管理，是企业实现管理信息化的重要工具。企业应该结合自身的实际情况，选择合适的应用模式，并结合ERP财务管理软件系统的功能优化重塑业务处理流程，以最大限度地发挥ERP软件的优势，为企业提供全面、准确的管理信息。
主要参考文献
王风华.ERP不同应用模式下企业信息化的解决方案［J］.科技管理研究，2011（6）.
熊娇，穆锡超，唐建.预收账款业务会计核算的改进［J］.财会月刊，2013（11）.