2015年
财会月刊(28期)
会计电算化
用友ERP-U8总账业务常见问题处理

作  者
于清敏(副教授)

作者单位
(顺德职业技术学院经济管理学院,广东佛山 528300)

摘  要

      【摘要】总账系统是用友ERP-U8系统的核心子系统,它完成总账初始化设置、凭证处理、账簿处理、期末转账、对账、结账等多项操作。由于对软件的不熟悉,操作员在总账实务操作中会出现各种问题,本文总结了总账期初余额录入、凭证制作、期末转账及结账的常见问题并提出相应的解决策略。
【关键词】ERP-U8;总账系统;会计科目;期末结转

总账系统是ERP管理系统的核心子系统,是ERP管理系统的枢纽和终端子系统。它的任务是利用建立的会计科目体系,录入期初余额、输入和处理各种记账凭证,完成记账、对账以及结账工作,输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。总账系统按照处理的先后顺序又可分为:总账初始化设置、总账日常业务处理和总账期末业务处理。本文按照总账业务处理的先后顺序探讨日常操作的问题并提出相应解决方法。
一、总账初始化设置
总账期初余额录入是总账初始化设置的重要内容。总账期初余额录入不正确,会导致总账期初余额试算不平衡而致使当月无法记账。以下是总账期初余额录入的常见问题以及相应的解决策略。
1. 系统预置会计科目编码与实验要求会计编码不一致。
例如:要在一级会计科目“银行存款”下新增一个二级科目“中国工商银行”,科目编码定为100201,但是系统预置的一级科目“银行存款”的编码为102,该科目的二级编码只能是10201,如何处理?
解析:出现以上现象的问题在于系统管理员在建立账套时选错了行业性质。系统管理员如果在建账时选错了会计主体的行业性质,账套主管是无法更改的,只能由系统管理员从系统中删除该错误账套,再重新按要求新建账套。
2. 在新增会计科目时,出现“科目编码长度与分配原则不符”提示。
例如:在一级会计科目“银行存款”(代码为1002)下新增二级科目“中国工商银行”,编码为100201,但在新增该二级科目编码和科目名称并保存时,出现提示“科目编码长度与分配原则不符”。
解析:出现以上状况的问题在于系统管理员创建账套时,设置编码方案时出错。本应该设置会计科目编码规则第1级为4位数编码,第2级为2位数编码,但系统管理员却设置错误。在ERP-U8.72环境下改正方法有两个:第一,账套主管在企业应用平台界面切换到“基础设置”界面,执行“基础信息”→“编码方案”命令,弹出“修改编码方案”界面,按照实际要求修改科目编码方案即可。第二种方法:账套主管进入“系统管理”界面,点击“修改账套”,通过点击“下一步”按钮寻找“修改编码方案”界面后进行修改。
3. 在ERP-U872中是否使用辅助核算进行相关会计科目设置。在用友ERP-U872中,部分会计科目使用辅助核算与不使用辅助核算,会计科目的设置方法会有很大不同,下面列表将两种方式下会计科目设置做个对比:
未使用辅助核算的部分会计科目设置如表1所示。

 

 

 

 

 

 

 


使用辅助核算的相对应会计科目设置如表2所示。

 

 

 

 

 


应收账款、应付账款、应付票据、预收账款、预付账款会计科目的设置比照表1、表2中的应收票据设置,其他应付款会计科目设置比照表1、表2中的其他应收款设置;管理费用科目比照表1、表2中的销售费用设置。
从表1、表2的科目设置对比中可以发现,未使用辅助核算的科目设置繁琐,科目要设置到3级才可以,而设置了辅助核算的会计科目简单、清晰、明了。当企业规模不大、往来业务较少时,可采用和传统手工做账方式一样的科目结构及记账方法,即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理。但是对于一个往来业务频繁,清欠、清理工作量大,核算要求严格的企业,应该采用总账管理系统提供的辅助核算功能进行管理,即将往来单位、个人、项目等这些明细科目的上级科目设为末级科目及设为辅助核算科目,并将设为辅助核算的科目设置相应的辅助核算目录。
4. “应收账款”期初余额数录入后出现金额翻倍或者金额大于应录入金额现象。
例如:先给出“应收账款”2009.08期初余额为157 600元,后给出该余额由两笔单据组成,分别是(1)2009.6.25向华宏公司销售商品,应收账款99 600元,(2)2009.7.10向昌新贸易公司销售商品,应收账款58 000元。用户已经设置“应收账款”为客户往来辅助核算,并在总账期初余额界面输入客户期初余额明细。但汇总后的应收账款期初余额金额翻倍或出现大于157 600元的现象。
解析:出现此现象的原因在于操作员重复录入了“应收账款”期初余额,即在没有勾选“应收账款”的客户往来辅助核算前已经录入了一个余额总数,后来发现“应收账款”明细未录入,于是在勾选了“应收账款”客户往来辅助核算后又一次录入期初明细。修改方法如下:首先,删除已经录入的“应收账款”期初余额明细项目,保存并返回总账期初余额界面查看总账期初余额中“应收账款”一定有余额,此时返回“基础设置”界面,点击“基础档案”→“财务”→“会计科目”,在“会计科目”界面选中“应收账款”科目对其进行修改,取消其辅助核算为客户往来后保存,再返回“业务工作”界面,依次打开“财务会计”→“总账”→“设置”,点击“期初余额”,在弹开的“期初余额”录入界面删除“应收账款”期初余额总数后,再返回“基础设置”界面,点击“基础设置”→“财务”→“会计科目”,对“应收账款”会计科目进行修改,勾选“应收账款”的辅助核算类型为客户往来核算,再返回期初余额录入界面,双击“应收账款”科目录入应收账款明细保存即可。
二、总账日常业务处理与期末处理
总账日常业务处理和期末处理是总账业务处理的重要组成部分。下面探讨两个非常重要且操作容易出错的问题,并提出解决方法。
1. 会计主体A的银行账户收到300元的银行存款利息,该收入直接冲抵财务费用,在ERP-U8中如何记账?按照现行企业会计准则的规定,财务费用是指企业为筹集生产经营所需资金等而发生的筹资费用,包括利息支出(减利息收入)、汇兑差额以及相关的手续费、企业发生的现金折扣或收到的现金折扣等等。“财务费用”科目应当按照费用项目进行明细核算。该科目的借方反映本期实际发生的财务费用,贷方反映期末转入“本年利润”科目的财务费用;“财务费用”科目中的借方发生额结转入“本年利润”后,期末应无余额。财务费用的主要账务处理如下:发生的应冲减财务费用的利息收入、汇兑差额、现金折扣,借记“银行存款”、“应付账款”等科目,贷记“财务费用”科目。
按照现行企业会计准则的规定,该笔会计业务的记账分录应为:借:银行存款300;贷:财务费用300。但会计电算化中,总账结转期间损益凭证是系统自动生成的。这个自动生成的结转期间损益凭证一般是将成本费用类科目的借方发生额从贷方转走转入“本年利润”的借方,将收入类科目的贷方发生额从借方转走转入“本年利润”的贷方,系统生成结转期间损益凭证的会计分录如下:①借:本年利润;贷:主营业务成本,其他业务支出,主营业务税金及附加,管理费用,营业费用,财务费用,营业外支出。②借:主营业务收入,其他业务收入,投资收益,补贴收入,营业外收入;贷:本年利润。
会计电算化系统在自动生成期间损益结转凭证时会只结转“财务费用”科目借方发生额数据,而不结转“财务费用”科目贷方发生额数据。因此,为了保证“财务费用”科目本期发生额数据能全部被结转到“本年利润”中,使得会计报表数据准确无误,在ERP-U8中以上会计主体A收到银行利息时,应记会计分录如下:借:银行存款300;借:财务费用-300。这种做法虽然不符合会计准则规范,但在会计电算化中却是一个变通的做法。同样的处理包括了所有损益类科目。
2. ERP-U8总账期末业务处理中如何保证准确、完全地结转期间损益。结转期间损益是ERP-U8总账期末业务处理中非常重要且必不可少的一环。初学者经常做错这个凭证,出现重复结转期间损益或期间损益结转不完全存在损益类科目余额不为零现象,这直接导致生成的会计报表,尤其是利润表数据错误。ERP-U8总账期末结转期间损益凭证是系统自动生成的,首先需要定义期间损益凭证,再执行转账生成即可生成该凭证。但结转这个凭证一定要注意做账的逻辑顺序,才能做出正确的凭证。需要注意的事项如下:
(1)结转期间损益业务一定是期末转账业务处理的最后一个业务,即该业务一定是对账工作之前的最后一个业务。总账期末业务包括转账、对账、结账工作,而转账工作又包含自定义结转(例如计提短期借款利息)、对应结转(例如结转未交增值税)、汇兑损益结转、期间损益结转。其中,期间损益结转一定是转账业务中最后操作的业务。因为在自定义结转、汇兑损益结转等业务操作中可能又会生成与损益类科目有关的凭证,导致损益类科目本期借贷方发生额的变动,因此这些业务操作一定要发生在期间损益结转工作之前,否则期间损益结转要进行二次操作。
(2)结转期间损益操作之前一定要确保所有凭证都已被审核记账。按照会计电算化的要求,只有所有的会计凭证被审核记账了(包括期末自定义结转、对应结转、汇兑损益结转生成的凭证),期间损益结转才能将损益类科目的本期发生额转入“本年利润”科目中。
(3)结转完期间损益后,要查询科目余额表检查损益类科目余额是否为零。结转完期间损益后,如何判断期间损益结转凭证是否为正确的?我们可以将新生成的期间损益凭证审核记账后,查询科目余额表,检查所有损益类科目余额是否为零。如果存在不为零的损益类科目,说明还有期间损益未结清,就需要查找原因,如会计凭证中成本费用类科目是否出现贷方发生额、收入类科目是否出现借方发生额,或者是否有凭证尚未审核记账。总之,找出原因将出错的地方改正之后,再做一次期间损益结转后即可完成期间损益的结转。
主要参考文献
于清敏.Excel在会计和财务中的应用[M].北京:清华大学出版社,2014.
王新玲,汪刚.会计信息系统实验教程[M].北京:清华大学出版社,2009.
朱明琪.用友软件凭证填制过程中易出现的问题[J].财会月刊,2014(7).