2017年
财会月刊(28期)
改革探索
集团企业合并财务报表信息化思考

作  者
张艳慧

作者单位
郑州科技学院财经学院,郑州450064

摘  要

    【摘要】合并财务报表的编制一直是集团企业财务管理的重点和难点,当前国内许多企业上线了国外供应商的大型企业管理系统,其中包括合并财务报表子系统。在此背景下,以M集团为例对集团合并财务报表信息化进行研究,对其合并财务报表编制需求、系统实施步骤、系统架构进行分析,并着重对利用BCS系统编制合并报表进行探讨,以期为我国企业在信息化环境下进行合并财务报表编制提供借鉴。
【关键词】合并财务报表系统;集团企业;BCS系统
【中图分类号】F234      【文献标识码】A      【文章编号】1004-0994(2017)28-0032-9一、引言
随着市场化改革的深入,我国资本市场逐步完善,投资、并购、重组等股权变更业务更加常见,企业的股权投资关系日益复杂,出现了许多子公司数量众多、投资链条较长、股权结构复杂的企业集团,集团内部各公司之间的交易更加频繁,内部交易类型和方式也日趋多样化,使得合并财务报表的编制难度不断加大。
随着会计电算化的推广,合并财务报表的编制方法经历了从手工编制,到借助Excel办公软件半手工编制,再到通过财务软件编制三个阶段。合并报表的处理流程在信息化时代得到了一定简化。国内软件供应商的合并财务报表软件在系统架构设计上更贴近国内企业的使用习惯,如久其、金蝶、用友等常见财务软件;国外软件供应商的大型企业管理软件集成了业务、财务和报表模块,有更强大的数据处理(包括账务处理)功能,如SAP、Oracle。为了完善内部控制、加强企业管理,国内许多企业上线了国外供应商的大型企业管理系统,其中包括处理复杂企业合并业务的合并财务报表子系统,但是国外系统在本土化应用过程中会出现一系列问题,影响系统实施和运行的效果,国外系统在本土企业的应用过程中需要有目标、有步骤、循序渐进地推行,才能充分发挥系统的作用。
本研究旨在通过对M集团合并财务报表系统的案例研究,对其合并财务报表编制需求、系统实施步骤、系统架构进行分析,着重对M集团利用BCS系统进行合并财务报表编制的流程进行探讨,以期为我国企业的合并财务报表信息化编制提供借鉴与启示。
二、理论分析
并表法和并账法是两种相对立的合并财务报表的编制方法,在实务中也体现为两种不同的编制合并财务报表的程序,这两种方法也是合并财务报表系统设计的理论依据。
并表法,顾名思义是以个别财务报表为基础来编制合并财务报表的方法。具体来说,纳入合并范围的母子公司需要先编制个别财务报表,合并主体在加总个别财务报表各项目金额的基础上,编制抵销分录将集团内部的经济业务和股权投资对个别报表的影响予以抵销,然后汇总各报表项目金额,编制合并财务报表。这是会计准则规定的合并财务报表的编制方法和程序。并表法的原理决定了采用并表法编制合并财务报表必须做到逐级合并、层层抵销。
在手工条件下进行合并财务报表编制,采用的是并表法;借助Excel办公软件实现初步电算化的情况下,进行半手工化的合并财务报表编制,采用的也是并表法。并表法是财务人员非常适应并熟悉的合并财务报表编制方法,国内合并财务报表系统供应商提供的系统软件产品,基本上都是通过模拟并表法的合并报表编制程序来设计合并功能的。潘婉霞(2007)指出,基于并表法开发的合并财务报表系统能在一定程度上减轻财务人员数据计算的工作量,但仍需人工完成抵销分录的编制,耗时费力,并不能充分发挥计算机快速准确的自动处理能力。
并账法是与并表法相对立的概念。不同于并表法,并账法不是以个别财务报表为基础,而是直接以账户为基础来编制合并财务报表的方法。具体来说,这种方法不需要以母子公司完成编制个别财务报表为前提,合并主体可以直接在上期合并财务报表的基础上,加上纳入合并范围的所有会计主体各个账户本期对外经济业务的发生额,再编制抵销和调整分录,进而编制出合并财务报表。
采用并账法,必须以计算机和局域网硬件为基础,以在集团范围内建立完善统一的会计信息系统为前提,以完成合并财务报表系统与账务处理系统的对接与集成、实现数据从账务系统到合并报表系统的直接传输为条件,从而能够在计算机中实现自动抵销,并自动编制合并财务报表。具体系统设计思路是,在会计核算系统内设立一个虚拟的“抵销公司”,当发生内部交易业务时,会触发系统自动在“抵销公司”账户内记录该笔业务,编制抵销分录。当进行合并时,与业务相关的公司的账务记录正好与“抵销公司”的账务记录相抵销,从而完成合并财务报表的编制。
在并账法和并表法下,合并底稿的设计、结构、内容、各个项目间逻辑关系等均有明显的差异。在并表法下,纳入合并底稿的内容是各会计主体的个别财务报表;在并账法下,进入合并底稿的不是各子公司的个别财务报表,而是对经济业务按内外部交易顺序分别进行账务处理之后得到的对外交易汇总数据和相关的对内交易明细数据。
并账法和并表法的抵销分录具有本质上的区别。潘婉霞(2008)指出:并表法的抵销分录是对汇总报表的调整,将个别财务报表各项目的加总数中重复累加的部分予以抵销;并账法的抵销分录是对汇总的对外交易发生额的调整,调整企业集团内部交易和事项对上期合并财务报表及本期对外交易账户发生额的影响。由于上期合并财务报表已经剔除了上期内部交易的影响,而本期对外交易账户发生额已经在很大程度上剔除了内部交易的影响,因此,在并账法下所要做的抵销调整工作将会大大减少,系统的数据冗余也会大大降低,从而大大提高编制合并财务报表的效率。
三、案例分析
(一)集团概况
M集团公司是国资委直属的国有独资公司,是集团下属18家一级子公司的母公司,通过投资关系,形成了以煤炭生产和销售为基础,电力、热力、铁路运输、港口、航运、煤制油与煤化工为一体的特大型能源企业集团。M集团部分优质资产上市,由集团公司独家发起成立的股份公司分别在A股和H股上市交易。截至2014年年底,M集团总资产超过5000亿元人民币。据2014年年度报告显示,集团当年营业收入超过3000亿元人民币,利润总额达640亿元。
M集团下属企业众多,投资链平均长度超过3级,组织体系庞大,组织结构复杂,仅集团公司控股的一级子公司就有18家,其中上市的股份公司又控股了54家一级子公司,也就是集团下属的二级子公司。集团和股份公司下属的很多一级子公司本身就是拥有复杂投资关系和众多成员企业的子集团公司,此外,还有很多参股公司、代管企业、独立核算的分公司等。
在此次流程再造和管理系统更新中,M集团上线了SAP公司的企业管理软件套件,包括包含财务(FI)、管理会计(CO)、物料管理(Material Management,MM)、资产管理(AM)、人力资本管理(HR)等模块的核心组件(Enterprise Central Component,ECC),以及供应链管理系统(SCM)、合并财务报表系统(Business Consolidation System,BCS)等重要系统。
(二)SAP合并财务报表系统
1. 合并财务报表编制需求。M集团需要出具多套报表来满足内部管理和外部信息披露的要求,包括满足上交所信息披露要求的报表(简称“国内报表”),满足联交所披露要求的报表(简称“国际报表”),上报国资委、财政部的报表(简称“国资委报表”),以及满足集团内部管理需要的报表(简称“管理报表”)。这些报表分别按照不同的会计准则和要求进行编制,“国内报表”按照我国企业会计准则编制,“国际报表”按照国际财务报告准则IFRS编制,“国资委报表”按照国资委、财政部的要求编制,“管理报表”按照集团的要求编制。各套报表所披露的信息,有交叉重合的内容,也有各自独特的内容,甚至因为披露要求的差异,相同的信息在不同报表中会有不同的表现形式,但是各套报表不能出现相互矛的信息。
M集团本次上线SAP系统后,要实现合并财务报表编制完全自动化,取数、试算平衡、内部对账、合并抵销、报表编制、报表校验、报表上报各步骤均由系统自动完成,并在合并过程中记录各环节节点数据,供财务人员追踪查询。不同编制要求的各套报表均在系统中自动生成,不需要进行手工转换和调整。另外,根据国资委、上交所、联交所的要求,适应集团内部管理的需求,各套报表要求的编报频次不同,单套报表中每张报表的编报频次要求也不尽相同。因此,系统要通过后台配置,实现每月自动批量生成当月所需编制的所有报表的功能,而无须在每次编报时,手动设置或手动选取所需编制的报表。
为满足外部信息披露和内部管理的要求,M集团的报表中需要包含财务数据和业务数据的本期和上期期末余额、本月发生额、本年和上年累计发生额、本年预算金额等数据,因此新上线的SAP系统要实现业务量数据与财务数据、本期数据与历史数据、发生额数据与累计额数据、实际数据与预算数据的自动取数。
M集团作为国资委直属的能源行业大型央企,股权结构复杂,受国家能源行业战略布局和调整的影响,加上集团内部又在分步实施集团资产整体上市的计划,集团内外部并购重组业务较多,股权关系变动频繁,因此要求新上线的SAP合并财务报表系统,在股权关系的变动和维护上,具有相当强的灵活性和可延展性,既能支持历史股权关系下合并数据的存储、查询和调用,又能根据当前股权关系编制或重述报表。
M集团业务复杂,涉及煤炭生产、煤炭销售、电力热力、铁路、港口、运输、化工等行业,不同行业的业务和产品有很大的差异,因此不同行业的子公司需要编制含有不同的业务和财务信息的管理报表。比如在主营业务成本明细表中,煤炭生产企业需要包含的业务量信息是产煤吨数,而电力企业需要包含的是发电度数,这些信息的来源很可能并不相同。新上线的SAP合并财务报表系统需要自动实现以下功能,支持不同子公司填报不同的管理报表,以及不同子公司在相同的管理报表中填报不同的信息,同时还要使得这些差异化的信息能自动在集团合并报表中得到统一且充分的反映。
2. 合并财务报表系统实施步骤。M集团选用SAP合并财务报表系统BCS作为实现合并财务报表信息化的工具。在上线SAPBCS系统前,集团已经完成了SAP核心组件ECC的上线,包括总账和控制模块(Financial Accounting & Controlling)、物料管理模块(MM)、销售模块(Salesand Distribution,SD)、项目管理模块(Project System,PS)、固定资产模块(Asset Accounting,AA)等。除个别新成立、新并入集团,或已因改善管理上线了功能类似的ERP系统的单位,暂不上线SAPECC系统外,其余单位均已完成SAPECC系统的实施。
根据集团内各单位现运行的财务核算系统的功能对企业管理的适应程度,M集团计划在全集团上线SAPBCS系统。在实施策略上,M集团综合全面实施、分步实施和滚动实施三种方法。一期试点实施项目在9家重点单位进行;试点成功后,二期推广实施项目在39家核心单位进行;三期项目则会将实施范围扩大到全集团。在系统一体化方面,首先实现BCS系统与集成业务和财务数据的ECC系统的无缝对接,再实现BCS系统与全面预算管理系统的数据交互,最后逐步实现系统对业务数据、财务数据和预算数据的自动提取。
为在项目实施过程中,兼顾集团统一化要求和各子公司特殊化需求,根据业务范围和行业特点,尤其是在账务处理和报表编制需求上的差异,综合考虑各类别子公司数量的平衡,将M集团下属子公司划分为煤炭生产、煤炭销售、电力、运输、化工、综合六大板块,形成了以总部大合并组为中心,六大业务板块组为主力,技术开发组为支持,非ECC方案组为补充的项目团队格局。
3. 合并财务报表系统架构。
(1)总体技术架构。M集团在久其合并报表管理系统完全上线后不到5年,就更换SAPBCS系统,可见SAPBCS系统有明显的优势。以下将从五个方面简要介绍SAPBCS系统总体技术架构的建设思路,后文将对SAPBCS系统的具体架构、工作原理等展开详细说明。
SAPBCS系统总体技术架构见图1。在数据来源方面,BW财务数据仓库通过业务应用编程接口(Business Application Programming Interfaces,BAPI)、流程集成(Process Integration,PI)集成SAP和其他源系统的数据;在数据处理方面,由基于BW财务数据仓库建立的统一数据平台,清洗出规范的数据,为业务分析应用提供逻辑一致的高质量数据;在数据存储方面,业务分析应用层采用分级设计的原理,分级存储详略程度不同、内容偏重不同的数据,满足不同管理视角的直接分析需要;在合并抵销方面,BCS合并财务报表管理平台通过预设任务,规范合并流程,并完成自动抵销合并;在报表展示方面,报表对象展示工具(Business Object,BO),实现格式化报表的展示、分析与管理。

 

 

 

 

 

 

 

 

相较于久其合并财务报表系统,SAPBCS系统在准确性和高效性上都有明显的优势。首先,得益于BCS系统的数据来源,与之相连接的SAP系统套件的另一组件ECC系统,ECC系统集成了业务和财务模块,使得财务数据能够在系统内由业务数据直接生成,不仅提高了财务数据的准确性,也使得BCS系统能够直接获取业务数据,这是与久其系统相连接的用友系统所无法比拟的。其次,得益于BCS系统基于账项直接进行合并的系统设计,只要下属各单位已经关闭ECC和BCS账期,就表明各下属单位已经完成当期账务处理和合并抵销程序,集团公司和股份公司即可进行总部大合并,而不需要等各子公司完成所有合并报表的编制后,才开始集团公司和股份公司的合并财务报表编制工作,大大缩短了集团编制合并报表的周期,这是以子公司合并报表为基础编制集团合并财务报表的久其系统无法做到的。同时,基于账项的系统自动合并抵销,也能避免在层层汇总编制并上报合并报表的过程中出现错误,从而提高集团合并报表的信息质量。
(2)BCS系统合并报表编制流程。SAPECC系统集成了业务和财务模块,在前端业务模块(如MM、AA、SD等模块)记录业务数据时,系统自动生成财务数据,在财务模块编制记账凭证并过账。BW系统通过计划任务设置,月结时每两小时、其余时间每天一次自动抽取ECC系统完整的业务数据和会计凭证,经过转换、清洗后存储于BW数据仓库内。BW数据仓库定时将财务数据从企业Cube上载到BCS源数据基础,为BCS系统进行合并做好准备。月结时,财务人员通过BCS合并监视器中的“数据收集”按钮,触发BCS系统将财务数据从源数据基础收集到BCS总计数据库,并以总计数据库为基础进行合并抵销。相较于BW数据仓库中的数据,BCS总计数据库中的数据更为概括精简,每条记录只包含编制合并财务报表所必须的字段信息,省略了大部分文字描述信息、非财务信息等与执行合并程序及编制报表无关的字段。数据在BW/BCS中的上载路径和存储形式将在后文详细说明。
财务人员通过BCS系统用户界面上的按钮,可命令系统执行数据校验和合并抵销任务。BCS数据校验包括试算平衡、账表一致、主数据校验、内部对账等内容。BCS系统进行合并抵销任务的顺序是先进行内部往来抵销,再进行内部交易未实现利润抵销,最后进行内部权益投资抵销。BCS系统以“往来单位属性”字段作为内部往来抵销的依据,以“合并事务类型”字段作为内部权益投资抵销的依据,以“往来单位属性”“生产单位属性”“合并事务类型”等字段作为不同性质的内部交易未实现利润抵销的依据。合并抵销的原理将在后文详细阐述。
SAPBO报表展示工具是报表生成和报表上报的平台。BO系统按照集团统一的标准表样格式和报表取数逻辑,从BCS系统的数据库中取数,批量生成当月需要编制的所有报表。BO系统的报表校验,是对表内和表间钩稽关系的检验,是合并报表编制工作完成前的最后一道自动检验程序。生成的报表只有通过校验后才能上报。基于重要性考虑,系统允许上级合并组强制通过下级合并组或合并单元未通过校验的报表。BO系统还提供系统内报表上报与审批、批量导出Excel格式报表、导入久其报表管理系统等功能。
图2展示了BCS系统的合并财务报表编制流程,即上述账务或类账务数据在BCS系统中进行合并抵销,在BO系统中展示,最后上报久其系统的全过程。
考虑到成本收益、时间耗费等因素,以及为满足集团公司和股份公司出具合并财务报表的需求,对暂未上线或暂不上线ECC系统的单位,分情况采用“表转账”系统和灵活上载的方式,将合并数据纳入团合并财务报表中去。对于“表转账”系统和灵活上载这两种方法,将在后文中详细阐述。
为使BO系统自动生成的报表信息完整,不需要再进行人工修改、补充和完善。对于实在无法从SAP各源系统集成的极少数数据,采用“手工填报”的方式,在生成报表前导入BCS系统,再由BO系统统一从BCS系统中取数。在BCS系统未实现与全面预算管理系统对接前,以及BCS系统运行未满一个完整的财务年度前,釆用临时的“BO落地”的方法,将预算数、上年期末数和上年同期数以Excel标准表样的格式,批量导入BO系统,再由系统在生成报表时取出。
(3)层次架构、合并组与合并单元。SAP系统各模块采用统一的组织架构。BCS系统设计了七级组织架构层级,M集团目前最长的投资链使用了其中的六级。在BCS系统中,每一个子公司或独立核算的分公司都被称为一个合并单元,有唯一的合并单元代码;下辖一个或多个合并单元的集团公司或子公司,与其下辖的合并单元,共同组成一个合并组。合并组也有唯一的合并组代码,由字母和数字组成,字母代表合并组在组织架构中所处的层级,数字是在合并组中处于母公司地位的合并单元的合并单元代码。部分层次架构示意见表1。
尽管集团内至多有五级合并组,股份公司下属至多有四级合并组,但是集团和股份公司下属的一级子公司合并组是整个合并架构中很重要的节点。根据集团公司和股份公司的管理制度,集团和股份公司将二级及以下级别合并组和合并单元的管理权限赋予一级子公司合并组。在编制合并报表方面,集团和股份公司只关注一级子公司是否按时上报质量合格的合并报表,而不在意一级子公司内部如何布置和安排下级单位的合并报表编制工作任务。这种管理方式对系统和流程设计有直接的影响。
(4)数据来源、数据流与数据存储。SAPBCS系统是典型的基于并账法理念设计的合并财务报表系统。BCS系统的数据来源非常丰富,包含了SAPECC系统、“表转账”数据转换平台、手工填报平台、全面预算管理系统、计划管理系统,以及通过PI集成MDM主数据和统一身份认证的数据。为使合并财务报表包含所有应纳入合并范围的所有单位的财务数据,在系统设计时考虑了不同的连接端口和途径。主数据直接从各前端系统集成到SAPBCS系统。上线SAPECC系统的单位,其ECC系统中的财务数据,经BW数据仓库自动抽取、转换、清洗、赋值后,保存在BW数据仓库中。采用“表转账”方式的非SAPECC系统上线单位,通过数据转换平台,将从非SAP账务核算系统生成的子公司合并财务报表转换为“类账务”数据,也直接保存在BW数据仓库。
由不同数据源传输加载到BW的数据,在BW数据仓库中按企业层、板块层、集团层分层存储。数据在SAPBW/BCS系统中的上载路径如图3所示。数据在从ECC或非ECC数据源被抽取到BW数据仓库的过程中,经过了统一数据平台的抽取层和转换层,具备了BCS/BW系统的标准格式。进入BW的数据,按照与ECC系统类似的结构,存储于企业Cube的不同模型中。BW自动将企业Cube中的数据分类加载到BCS源数据基础。源数据基础的模型分类与报表主题的类别有更明显的对应关系。通过手动触发“数据收集”按钮,BCS系统将数据从源数据基础上载到BCS总计数据库,为进行合并抵销做准备。从物理上来说,数据仍然存放在BW中,只是储存在BCS专用的数据模型(InfoCube)中。BCS系统自动执行的合并抵销任务所生成的抵销凭证,财务人员在BCS系统中编制的手工调整凭证等合并层面的操作记录,都记录在BCS总计数据库中。

 

 

 

 

 

BO报表展示工具根据每一报表项的取数逻辑,从BCS总计数据库及其他模型中取数。一般来说,主表所有数据和明细表的分类汇总数据均取自BCS总计数据库,明细表的明细记录则取自企业Cube中与该报表主题相关的模型。另外,现金流量表数据单独取自现金流量模型,固定资产、基础设施建设、库存主题的报表也从相关的业务模型中取数。
(5)主数据。主数据是交易数据的基础,是进行报表合并的触发条件,SAPBCS系统给的主数据是由MDM主数据平台和ECC系统派生出来的,与后两者有着一对多或者多对一的对应关系。MDM主数据及ECC主数据,通过BCS系统抽取、清洗后,集成为BCS系统主数据。表2列示了六大类主数据及其主要作用。
主数据的统一是系统有序运行和保证交易数据质量的前提。合并架构、合并科目、各辅助核算维度、合并事务类型等均是全集团统一的主数据,由集团总部财务部统一维护。而客户和供应商主数据则是由各下属单位向集团申请添加并自行维护,原因在于同一客户或供应商对不同的单位来说,关联关系性质是不同的。
在使用久其系统时,集团对客户和供应商主数据的管理存在一定的混乱。子公司在维护客户和供应商主数据时,一个客户或供应商可以有几个不同的客户/供应商编码,这些编码还可能对应不同的文字名称表述;客户/供应商主数据在名称文字描述上,出现全称、简称、历史名称、错误名称混用的情况;在客户/供应商变更名称后,往往采用新增一个客户/供应商编码的方式进行主数据维护。由此产生的主数据垃圾和冗余,容易导致财务人员做账和填表时的错选和混乱,影响财务信息质量。如果这类情形出现在内部客户/供应商主数据上,还会导致对账不符和无法进行合并抵销的后果,严重影响合并报表的编制工作。
SAP系统比久其系统有更严格的系统内部控制要求,统一集团内部客户/供应商主数据,并使内部客户/供应商编码与合并单元代码保持一致,保证了内部对账、合并抵销的顺利进行。在名称文字描述上,要求使用组织机构代码证上注册的全称,集团审时会驳回乱用简称、错误名称的申请。对单一子公司而言,系统还要求保持第三方客户/供应商主数据编码唯一性,并支持客户/供应商名称变更。
(6)账户结构。SAPBCS系统的账户结构与SAPECC系统的账户结构保持一致。不同于在手工条件下SAPBCS系统使用国内账务处理系统,进行会计核算时所采用的总账到明细账的分级账户结构,而该SPABCS系统是通过“科目+辅助核算字段”两类主数据实现与分级账户相同的功能。如在分级账户结构下的“管理费用——办公费——办公用品费”三级明细科目,在SAPBCS系统中直接计入最明细科目“办公用品费”,并带上辅助核算字段“管理费用”功能范围。
SAPBCS系统采用扁平化的账户体系,减少账户级次和数量,可以有效减少账户主数据的冗余。在分级账户结构下“管理费用——办公费——办公用品费”和“辅助生产费用——办公费——办公用品费”是两个科目,分属于不同的一级科目,需要赋予两个科目编号;并且多级账户体系的科目编号的格式多采用“4-3-3”类格式,每个科目编号的长度均较长。相反,在SAPBCS系统中,只需要设置“办公用品费”一个科目编号,并设置不同的辅助核算字段功能范围代码,将一个多级科目拆分为基础科目和辅助核算字段后,科目和辅助核算字段的长度均较短。这种账户结构更便于设置条件进行取数和查询。
(7)合并抵销。在系统试算平衡的前提下,满足所设定的主数据字段要求的记录会自动触发抵销过程。如前文介绍,在SAPBCS系统中,先进行内部交易抵销,再进行重分类调整,最后进行投资抵销。当出现特殊业务,预先设定的合并抵销程序无法完成抵销任务时,还可以通过手工调整凭证方式进行抵销调整。
以内部往来抵销为例,对系统自动进行内部抵销的原理进行说明。往来单位性质是用来说明交易对方与本公司的关联关系的字段,以交易对方和本公司所属的集团公司或股份公司下属一级子公司的关系为判断依据,共分为4类,如表3所示。“00”表示交易对方与本公司同属于同一集团公司或股份公司下属一级子公司,“01”表示交易对方与本公司,或者说与M集团没有关联关系,“02”表示交易对方是股份下属一级子公司或其下属单位,但与本公司不属于同一一级子公司,“03”表示交易对方是集团下属除股份公司外的一级子公司或其下属单位,但与本公司不属于同一一级子公司,“02”和“03”往来单位的交易对方都是集团内部的关联方。

 

 

如前所述,尽管集团和股份下属有二级、三级,甚至更多级子公司,许多二级、三级子公司也是拥有合并单元的合并组,但集团公司和股份公司仅关注其本身及下属一级子公司的合并结果。下面将对这三级合并组的内部往来抵销原理进行说明。一级子公司合并组进行合并抵销时,所有往来单位性质为“00”的记录两两抵销;在一级子公司合并组抵消结果的基础上,股份公司合并组进行合并抵销时,抵销所有往来单位性质为“02”的记录,集团公司合并组进行合并抵销时,抵销所有往来单位性质为“02”和“03”的记录。
与合并抵销关联紧密的两个概念是过账级别和凭证类型。为了使BW数据仓库中的记录与ECC系统等数据源保持一致,也为了区分不同抵销过程的结果,对数据源及各抵销步骤均规定对应的过账级别和凭证类型。
(8)过账级别和凭证类型。过账级别,又称记账等级,是用于区分合并流程中不同阶段数据的标志。凭证类型是对过账级别的进一步细分,在BCS系统中,每一项合并抵销任务都有对应的唯一凭证类型。过账级别和凭证类型字段,标识该条记录是由ECC系统抽取的原始数据还是在BCS系统中产生的合并抵销数据,以及是由哪项合并抵销任务自动生成的,便于财务人员追踪合并过程的每个环节,进行试算、查询和纠错。过账级别与凭证类型详见表4。
(9)账期。SAP系统各模块均有“账期”的概念。在BCS系统中,每一个财务年度共有16个期间,称为“账期”。“账期”字段标识该项业务或该条记录发生的时间,由年度和期间两种编码组成,共6位,格式如“201601”。每一个财务年度中,1至12账期分别对应1至12月的数据,包括原始数据和合并抵销数据;13账期用于记录审计调整数据;14账期用于记录期后事项调整数据,这两者均是“调表不调账”的事项,因此直接在BCS系统中编制手工凭证,过账到相应的账期中,而不需要在ECC系统中进行账务处理;15账期为备用账期;16账期用于余额结转和初始化,是下一年度合并财务报表的期初数。
在每月开始BCS合并财务报表编制工作前,需要先打开当月BCS账期,再进行数据收集、数据校验、合并抵销等任务,所有BCS操作产生的记录均会归于当前账期。在当月合并报表编制工作完成后,需要关闭当月BCS账期,保证BCS系统内数据不再发生变化,从而保证账表一致。关闭合并组账期,则合并组下属所有合并单元的账期统一关闭。账期关闭后,不能再对当月进行任何BCS操作。拥有合并组操作权限的用户,还可以选择关闭下属一个或多个合并组或合并单元的账期。集团和股份公司在进行大合并时,就需要暂时关闭下属所有合并组和合并单元的账期,以防在集团和股份进行合并操作时,下属合并组或合并单元也在进行BCS操作,从而因数据收集的时间差导致系统报错。BCS系统设计了严格的账期管理程序,BCS账期一经关闭,无法再自行打开,需要向上级合并组申请,由上级合并组在系统内进行打开账期的操作。
(10)标准表样与报表项。标准表样和报表项是SAPBO报表展示工具中的一组概念。标准表样是集团规定的统一报表格式,M集团共有312张报表,包括集团核算报表、集团管理报表、集团快报、国资委决算报表、财政部决算报表、股份汇报报表等,以及4张用于校验的BCS数据检查表。在BO系统内预先按标准表样绘制312张报表的格式,BO系统将按照所绘制的固定格式生成报表。
标准表样还附带的另一信息是报送频次。M集团的312张报表,按报送频率,可以分为月报、季报、半年报和年报。在BO系统进行后台配置时,会为各张报表勾选报送频率。BO系统会根据报送频率自动筛选当期需要编制的报表,并在批量生成列表中仅显示这些报表。
报表项是一种结构化的报表储存方式®。通俗来说,即为报表的每一个单元格的取数逻辑。报表项的设计以集团标准表样为基础,每一个报表项都用唯一的条件语句或运算式来表示,一般格式为“合并科目/供应商/客户主数据+其他维度主数据”。和报表格式一样,每一个报表项的取数逻辑也是需要预先由咨询顾问在BO系统内手动编写,以满足客户的列报需求。在生成报表时,BO系统将根据每一个报表项的语句,从BCS数据库中筛选符合条件的记录,并运算生成最终结果,自动填列在报表中。
根据所处行业和业务范围,以及在集团股权管理架构中所处的位置,各合并组和合并单元需要编制的报表是有差异的。以营业收入明细表为例,由于不同行业的业务差异较大,集团标准表样中共有7张分别针对不同行业的报表,报表格式和取数逻辑均不相同的营业收入明细表。例如,只有涉及电力热力业务的合并组和合并单元,需要编制《营业收入明细表(电力)》,而未涉及该行业业务的合并组或合并单元则不需要编制报表。因此,各合并组和合并单元,根据集团公司、股份公司及上级公司的管理要求,自行在BO系统内配置和维护需要编制的报表清单。在编制报表时,BO系统仅显示已经配置在该合并组或合并单元报表清单中的报表,也仅能够生成清单中的报表。
(11)特殊处理方法。
第一,手工填报。在M集团报表体系中,部分报表需要填列的某些明细数据,难以从BCS系统中直接获取,比如海关统计的进出口量等需要从相关政府管理部门获取的数据,增值税留抵金额等在ECC系统中没有相应的核算维度的数据,以及煤炭生产企业露天矿生产总采剥量、港口企业疏浚工作量等不属于ECC系统的核算范围的业务量数据。
为了能从BO系统中直接生成信息完整、无需加工的报表,减少报表在人工修改和完善时发生失误的可能性,提高报表的准确率,设计通过手工填报的方式,将缺失数据填入BCS系统。在进行BCS合并操作流程前,需要将从SAP系统外获取的数据,填入Excel手工填报模板,通过Excel宏直接导入BW数据仓库,存储于手工填报模型。由此,BO系统可以直接从BCS/BW获取编制报表所需的所有数据。第二,灵活上载。一般而言,财务数据在BCS系统中的路径为:BW数据仓库到BCS源数据基础,再到BCS总计数据库,最终非明细类报表均从总计数据库取数。灵活上载适用于集团内在筹建未开业、停业等基本无业务、无往来发生的子公司。在这些公司上线SAPBCS系统不符合成本收益原则,但是集团和股份公司大合并又需要将这些公司纳入合并范围,因此将这些公司每月报表直接上载至BCS总计数据库,使集团和股份公司在进行合并抵销任务和编制合并报表时能涵盖这些数据。
第三,“表转账”系统。NECC(non-ECC)数据转换平台,又称“表转账”系统,是以另一种方式将SAP系统外数据导入BW数据仓库的系统。与采用灵活上载方式的单位不同,采用NECC“表转账”方案的单位,是集团内核心的子公司或分公司。并且,这些单位上线了BCS系统和BO报表展示工具,需要在BCS系统中进行全部BCS操作,并通过BO报表展示工具生成报表,完成上报,但是因为种种原因还没有上线ECC系统。NECC“表转账”方案的目的,就是使这些财务核算系统不能和BCS系统直接进行数据交互的单位,能够与上线ECC系统的单位一样,采用集团统一的合并报表编制流程。
NECC“表转账”方案仅针对集团和股份公司下属的一级子公司合并组。将NECC单位依照标准表样格式,通过其他报表系统已经编制完成的合并财务报表,按照BO系统中编写取数逻辑,从明细表最明细的记录开始,将其反向转换成与从ECC数据源提取的账务数据结构一致的“类账务”数据,导入BW数据仓库的NECC数据模型。经过数据收集等一系列BCS操作后,BO系统根据集团统一的报表取数逻辑,从BCS系统中筛选出符合条件的“类账务”数据,还原编制合并财务报表。需要特别说明的是,合并组在BCS层级架构中是一个合集的概念,不单独存储交易数据,不管是原始数据还是合并抵销数据,均过账存储在合并单元之下。因此,“表转账”方案设计将整个一级子公司合并组的所有数据导入合并组下的某一合并单元,而合并组下的其他合并单元中没有任何数据。尽管该一级子公司合并组会在BCS系统中进行合并抵销操作,但由于导入的数据本身就是合并抵销后的结果,不会生成任何合并抵销数据。另外,从ECC系统抽取到BCS系统的是增量数据,通俗地说,就是每月抽取当期新产生的凭证,但由合并财务报表经“表转账”平台转换而来的是期末余额和本年累计发生额,也就是全量数据。因此,NECC数据转换平台还设计了冲销机制,数据转换时系统自动在下一账期生成与当期字段内容和借贷方向均相同,金额相反,并在冲销字段带上冲销标识的类账务数据,从而冲销历史转换数据对当期转换结果的影响。冲销机制的作用也使得每个账期内财务数据的总计等于当月发生额,与ECC数据源的财务数据保持一致。
四、结语
BCS合并财务报表系统有许多显著的优点,如结构严密、内部稽核校验严格、数据集成功能强大等。从总体上来说,SAPBCS系统在M集团的实施和应用都非常成功,但是,仍然会存在一些可能对系统封闭性、统一性、可验证性、可理解性造成损害的风险点,这些风险点可能会影响合并财务报表系统的实施效果,以及合并财务报表数据的准确性。具体可分为系统本身存在的和人为因素导致的两类风险。系统本身存在的问题,是指系统达到最优设计时,仍不可避免的问题。这类问题没有解决方案,但仍要识别并注意规避由此带来的隐藏风险。人为因素导致的问题,又可再分为两类,一类是因外部顾问在系统实施过程中的不严谨设计导致的,另一类是因用户在系统运行过程中的不规范操作产生的。这类问题可以通过系统优化和加强管理等进行改进。

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