【作 者】
皮一芒，袁亚新
【作者单位】
淮阴师范学院经济与管理学院，江苏淮安223001
【摘 要】
【摘要】在ERP系统中，采购费用分摊的处理涉及供应链的采购管理系统、库存管理系统、存货管理系统以及应付款管理系统。中级财务会计理论教学中关于采购商品发生的非正常损耗、赠品、运杂费及相关税金的分摊处理等是教学的难点，本文研究非正常损耗、正常损耗、赠品和运杂费分摊处理在ERP系统中的应用就有着很强的参考价值。
【关键词】ERP；分摊；正常损耗；非正常损耗；赠品；运杂费
【中图分类号】F232 【文献标识码】A 【文章编号】1004-0994（2016）10-0098-4采购管理是供应链系统的首要环节，通过ERP的系统集成功能，和企业其他子系统有机组合，实现了采购管理和其他子系统之间的数据一致性和共享性，实现物流、信息流、资金流的有效集成。采购成本的核算和控制不仅关系到企业的销售成本、存货成本，而且涉及企业应缴税金，所以采购管理核算至关重要。
一、采购费用分摊处理环境设置
1. 本研究需要启用总账系统，以及采购管理、库存管理、存货核算、应付款管理等子系统。
2. 基础设置的存货分类中，需预置存货分类及存货档案。同时需要将运杂费设置为存货，税率预置为7%。商品的属性必须设置为内购和外销，否则在录入采购专用发票时无法找到对应存货。在填制运杂费存货档案时，应将运费设置为应税劳务。
3. 基础档案的会计科目设置时，需要预置进项税额、进项税额转出、待处理流动资产损溢等三级科目。
4. 在基础档案的客商信息中，需要预置供应商分类和供应商档案。
5. 在存货核算系统的初始设置中，进入“科目设置”界面，需要设置非合理损耗类型和非合理损耗科目，非合理损耗科目设置为“待处理财产损溢”。
二、案例及业务处理流程
（一）运杂费分摊
例1：顺风公司是一家汽配公司，为一般纳税人，成本计价采用实际成本法。2013年6月12日，向上汽集团购买火花塞20件，不含税单价18元/件，商品验收合格，入配件库，收到增值税专用发票一张。在采购过程中，发生了运输费用40元，税率为7%，收到运输发票一张。款项均未付。
业务解析：根据《企业会计准则第1号——存货》第六条规定，存货的采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。因此，采购原材料的运杂费应当计入原材料的采购成本。根据《企业会计准则应用指南》中关于会计科目和主要账务处理的规定，企业支付材料价款和运杂费等时，按应计入材料采购成本的金额，借记“材料采购”科目，按可抵扣的增值税金额，借记“应交税费——应交增值税（进项税额）”科目，按实际支付或应付的款项，贷记“银行存款”、“库存现金”、“其他货币资金”、“应付账款”、“应付票据”、“预付账款”等科目。
业务处理步骤：
1. 进入库存管理系统，填写采购入库单，录入外购配件的商品名称、数量、单价、供应商等资料，并对其审核。
2. 进入采购管理系统，填写采购专用发票和运费发票。专用发票上蓝字选项为必须输入项目，需要在基础设置中提前设置。
3. 在应付款管理系统中，分别对采购发票和运费发票进行审核。
4. 在采购管理系统中，进行采购结算，结算选择“手工结算”，如下页图1所示。
用友ERP-U872系统与系统之间只能传输数据，不能自动处理。采购结算后，可以把采购入库单单价传输到核算模块中，但不能做自动结算成本处理，需要在存货核算系统中再次结算成本和进行单据记账。采购结算的原理是核算人员根据采购发票和采购入库单核算采购成本。采购结算的结果是生成采购结算单，采购结算单是记载采购入库单上的记录和采购发票对应关系的结算对照表。采购结算有两种形式，一种是自动结算，另一种是手工结算。自动结算是系统自动将采购入库单和对应的发票结算，但运费发票必须手工结算；手工结算需要自己去找对应的采购发票和采购入库单。在图1中，费用分摊方式选择按金额或按数量进行分摊，点击工具栏的“结算”按钮，弹出“费用列表中有折扣或费用属性的存货信息，在结算前请确认是否进行了分摊，是否继续？”的信息提示，执行“结算”后，系统自动将运费分摊到所采购的商品中。
5. 进入应付款管理系统，选中“发票制单”，进入“制单”界面，点击工具栏“制单”按钮，生成转账凭证①：
借：材料采购——配件（火花塞） 360
应交税费——应交增值税（进项税额） 64
材料采购——配件——火花塞（运费分摊） 37.2
贷：应付账款——××公司 461.2
在转账凭证①中，采购的火花塞20件，单件是18元，火花塞采购成本合计是360元。由于是一般纳税人，可以抵扣的进项税额为61.2元（360×17%）。同时，根据税法规定，运杂费要在发票中单独列出，而不是合并列出，可以抵扣7%的进项税额。因此，运输费抵扣的进项税额为2.8元（40×7%），剩余运费37.2元纳入采购商品火花塞成本中。所以，总抵扣的进项税额为64元（61.2+2.8）。
6. 在存货管理系统中，执行“正常单据记账”命令，弹出“过滤条件选择”窗口，点击“过滤”，进入“未记账单据一览表”界面，执行“记账”命令。存货核算系统记账的目的是确定采购商品入库成本。
（二）正常损耗
例2：接上例，2013年6月22日，顺风公司向上汽集团订购发动机机油50桶（3.3L/桶），不含税单价是80元/桶。6月24日收到采购专用发票，实际入库数量是49桶，入库数量与发票数量相差1桶作为合理损耗处理。货款未付。
业务解析：正常损失是指购进的货物或应税劳务在生产经营过程中的正常损耗，也就是合理损耗。根据现行会计准则的规定，购入的存货，按买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用，作为实际成本。
业务处理步骤：
1. 采购员进入采购管理系统，在采购订单上输入申请采购的发动机机油价格、数量等资料，主管人员进行审核。采购物资验收入库以后，根据计划数量填写“到货单”，并由相关负责人进行审核。
2. 在库存管理系统中，参照到货单，拷贝数据到采购入库单。因为在采购管理系统中，数量为50件，由于入库实际数量为49件，所以数量修改为49件，单价不变。
3. 在采购管理系统中，填写采购专用发票，发动机机油到货数量输入“50”（填写专用采购发票时不能根据采购到货单直接生成，因为存货的本次开票数量大于入库单的可开票数量，不能保存），单价输入“80.00”。填写采购专用发票以后，进行手工结算，执行相关操作后返回“手工结算”界面，合理损耗数量填写“1”。
点击工具栏“结算”按钮，系统自动对合理损耗数量和发票数量进行结算。系统自动结算后，进入采购入库单界面。发现结算前发动机机油本币单价为80元，结算分摊后本币单价为81.63元。
4. 进入存货核算系统，执行“正常单据记账”命令，系统自动核算采购商品入库成本。
5. 在应付款管理系统中，对采购发票进行审核。采购发票审核完成后可以立即制单，也可以批量制单。发票审核后，进入应付款管理系统，执行“发票制单”命令，生成转账凭证②： 借：材料采购——配件（发动机机油） 4000
应交税费——应交增值税（进项税额） 680
贷：应付账款——××公司 4680
在转账凭证②中，配件成本为4000元，进项税额为680元，应付账款为4680元，这些金额与没有产生合理损耗时的总价没有区别。实际上，按照会计准则规定，如果企业采用实际成本法核算，企业购货途中产生的合理损耗应计入存货成本，不能计入当期损益。按照合同规定，发动机机油每件供货成本为80元，但发生合理损耗后，经过分摊，每件成本变为81.63元。
（三）非正常损耗
例3：接上例，2013年6月25日顺风公司向上汽集团购买机油滤清器50件，不含税的单价是12元/件。6月27日收到采购专用发票，实际入库数量是49件，入库数量与发票数量相差1件作为非合理损耗处理。货款未付。
业务解析: 非正常损耗是指因管理不善造成被盗、丢失、霉烂变质的损失。《增值税条例暂行条例实施细则》第二十四条规定，非正常损失是指生产、经营过程中正常损耗外的损失，包括：因管理不善造成被盗、丢失、霉烂变质的损失；其他非正常损失。会计准则规定非正常损耗不能计入存货成本。由于非正常损耗与企业经营成果无关，所以应单独列入营业外支出。如果计入存货成本，那就应在主营业务成本中反映，最终计入营业利润，这样不利于反映真实的经营成果。按照会计业务处理规定，非正常损失在列入损益前，必须计入“待处理财产损溢”科目等待处理。
业务处理步骤：
1. 进入采购管理系统，在采购订单中输入机油滤清器的数量、单价等资料。货物验收无误后，再到货单中输入机油滤清器的实际入库数量和单价。
2. 在库存管理系统中，根据到货单生成采购入库单，数量输入“49”，本币单价输入“12.00”，执行“审核”程序。
3. 在采购管理系统中，录入增值税专用发票，数量输入“50”，单价输入“12.00”。
4. 在采购管理系统中，执行“手工结算”命令，进入“结算选单”界面。非合理损耗数量输入“1”，非合理损耗金额输入“12.00”，执行“结算”命令。结算后，进入采购管理系统的采购入库单界面，如图2所示。结算前，发动机机油本币单价为12元，结算分摊后本币单价还是12元。
5. 进入存货核算系统，执行“记账”命令，系统自动核算发动机机油采购成本。系统核算成本后，在应付款管理系统中，对单据进行审核。审核单据后，进入存货核算系统的“生成凭证”界面，如图3所示。
如果科目编码没有在基础档案中设置好，需要补充每一个科目编码或科目名称。点击“生成”，弹出“填制凭证”界面，生成转账凭证③：
借：材料采购——配件（发动机机油） 588
待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 14.04
应交税费——应交增值税（进项税额） 102
应交税费——应交增值税（进项税额转出） -2.04
贷：应付账款——××公司 702
由于购买机油滤清器50件，含税单价是14.04元，所以应支付上汽集团货款702元。对于非正常损耗的1件机油滤清器，其进项税额按税法规定不得抵扣，故从进项税额转出2.04元（12×0.17）。所以，按税法规定可以抵扣的进项税额为99.96元（588×17%），等待处理的财产损失为14.04元（12+2.04）。
（四）赠品业务
例4：接上例，2013年6月28日，顺风公司向上汽集团购买机油滤清器50件，单价13元/件。上汽集团进行促销活动，买10赠1。6月29日，收到专用发票，载明数量50件，实际入库55件。货款未付。
业务解析：购进商品时，赠送的如果是同一种产品，那么计算库存成本时，数量包括赠送的，但总金额不变，这样单位成本降低了。如果赠送的是另外一种商品，那么按照市场价估价入库，作营业外收入处理。
业务处理步骤：
1. 进入库存管理系统，在采购入库单中输入机油滤清器的数量和单价。
2. 进入采购管理系统，在专用采购发票上输入数量“50”，输入单价“13.00”。进行手工结算，进入“手工结算”界面，合理损耗数量输入“-5”，如图4所示。执行“结算”命令。
3. 进入采购管理系统，进入“采购入库单”界面，发现分摊前的数量为50件，单价为13元；分摊后的数量为55件，单价为11.82元。
4. 进入存货核算系统，执行“记账”命令。记账后，在应付款管理系统，对单据执行审核，进入存货核算系统“生成凭证”的“查询条件”界面，同时选中“采购入库单（报销记账）”和“已结算采购入库单自动选择全部入库单上单据，非本月采购入库单按蓝字报销单制单”两个选项，点击“确定”，返回“生成凭证”界面，如图5所示。
点击“生成”，生成转账凭证④：
借：材料采购——配件（机油滤清器） 650
应交税费——应交增值税（进项税额） 110.50
贷：应付账款——××公司 760.50
在转账凭证④中，配件成本为650元，但这里的650元是55件机油滤清器的总成本，而不是50件机油滤清器的总成本。当未来某日销售并结算销售成本时，单位成本为11.82元（650/55），而不是13元（650/50）。
主要参考文献：
皮一芒，蒋苏娅.ERP原理及应用［M］.南京：南京大学出版社，2016.
