【作　　者】
黄浩岚

【作者单位】
（江苏经贸职业技术学院会计学院，南京 210007）

【摘　　要】
      【摘要】供应链与收付款管理作为整体性企业信息化系统的重要组成部分，力图实现从购销、仓存单据执行向账务系统的传递过程。在保证信息可靠性的同时，有助于规范和提高购销存与收付款业务流程的运作效率。围绕其职责，以用友T3标准版与金蝶KIS专业版为对象，就系统启用与初始化、订单、购销发票、仓存单据、成本核算、相关业务凭证等日常工作、期末处理等环节的实施技巧进行对比分析。
【关键词】会计信息化；购销存；应收应付；用友；金蝶；差异一个良好整合的供应链收益，在于供应链各节点企业以及企业各业务单元可快速反应、有效沟通与信息交流、流程重塑，实现采购、运营、物流、资金流及其他职能的整合。用友T3与金蝶KIS作为面向中小企业信息化管理的主流软件，均设有使购销存与收付款业务运作得以规范和提高的若干关联模块。笔者以用友T3标准版与金蝶KIS专业版为例，对相关功能与实施技巧进行差异分析，以期为广大的会计从业者、学习者提供一定参考。
一、相关岗位主导功能索引
1. 进入门户。用友T3标准版与金蝶KIS专业版作为财务业务信息一体化策略的应用，以购销业务为主线的供应链和收付款模块的总体功能相当，但所涉功能分布与系统术语存在差异。【用友T3标准版】登录〖信息门户〗，设有四个相关模块：采购管理、销售管理、库存管理、核算管理。收付款业务单据执行、供应商（或客户）往来分散在采购管理、销售管理模块中。每个模块均设有“月末结账”作为业务流程的结束环节。
【金蝶KIS专业版】登录〖金蝶KIS专业版——主控台〗，设有五个相关模块：采购管理、销售管理、仓存管理、存货核算、应收应付（专门执行往来结算岗位职责，并提供信用及预警管理）。库存管理中增设有“组装拆卸单”选项。除存货核算模块中设有“业务期末结账”，并单独设置了“期末业务关账”选项外，其他模块未提供结账功能。在选项术语上，存在明显差别的是核算存货入出库和结余成本的核算系统，用友的核算管理包括单据记账、暂估成本处理、月末处理、购销单据制单、供应商（或客户）制单等选项，金蝶的存货核算包括入库核算、组装核算、出库核算、业务生成凭证、业务与总账对账等选项。
2. 模块启用。此两种软件都要先启用系统才能执行相关操作。【用友T3标准版】只有成功启用的模块才会显示在主界面上。有两种方法设置账套启用：其一，在账套创建成功后，由Admin身份立即启用新建账套的核算、购销存管理；其二，由账套主管身份注册进入〖系统管理〗，执行“账套→启用”命令对所辖账套进行相关模块启用。购销各子系统每次只能打开一张业务单据。
【金蝶KIS专业版】由Manager身份打开账套，所有模块均显示在主功能选项区域。但有显示的模块并非可以直接使用所含功能，这取决于两个事项：是否赋予了当前用户相应模块的操作权限、相应模块的初始化设置是否完成。如：应收应付、存货核算必须在完成初始化后选择〖初始化>启用业务系统〗，启用完成后还要重新登录系统方能操作各项功能。购销各子系统的业务单据多界面可同时打开，且能相互切换操作。
二、供应链与收付款初始化的典型操作差异
（一）基础档案设置
1. 计量单位。【用友T3标准版】未设用于集中管理计量单位的功能项，计量单位不能划分组别。执行“基础设置→存货→存货档案”命令，在“存货档案卡片”窗口手动录入单项存货的计量单位；只支持主辅双计量单位，且在系统控制参数未作选择之前，辅计量单位与换算率不可填。
【金蝶KIS专业版】选择〖基础设置>计量单位〗设置计量单位组和明细计量单位供购销各子系统共用。点击〖新增〗按钮先增设计量单位组，如：材料组、商品组；点击〖管理〗按钮，选定某一组别，依次点击〖计量单位〗→〖新增〗按钮增设明细计量单位；点击〖设为默认〗按钮设定默认计量单位，且每组必须有一个默认单位，建议将最小单位设为默认单位。例如：01千克、02吨，可将千克设为默认单位，吨的换算率设为1 000。反之，因换算率为小数，可能导致换算时出现小数差异。在添加存货档案时，先选择所属计量单位组，基本计量单位会自动显示为默认单位，还能分别对采购、销售、库存选定不同的计量单位。这种支持多计量单位的功能有助于解决进货与领料时计量单位不一致的问题。
2. 仓库档案。【用友T3标准版】执行“基础设置→购销存→仓库档案”命令设置仓库信息。以仓库而非存货为对象设置存货计价方法，故而仓库档案中的计价方式不能为空；可复选“是否货位管理”，如钩选了“货位管理”，还要通过执行“基础设置→基础档案初始化→货位档案”命令增设货位信息。在添加存货档案时，无需反映所在仓库，故而仓库档案与存货档案这两项操作彼此独立，没有先后操作顺序约束。
【金蝶KIS专业版】选择〖基础设置>核算项目>仓库〗设置仓库信息。由于按照每个存货单独计价，在存货档案（不是在仓库档案）中选择计价方法；仓库类型不能为空，只能在预设的普通仓、虚仓、其他之间单选，没有提供货位管理功能。所设“虚仓”功能为处理涉及赠品的购销业务提供了便利。由于存货档案设有“默认仓库”项目属性，必须先设定好仓库档案，才能在录入存货档案时获取备选项。
3. 存货分类与存货档案。此两种软件都支持存货分类管理。【用友T3标准版】执行“基础设置→存货→存货分类、存货档案”命令进行操作。用户必须预设允许存货分类的要求。在账套创建成功后，由Admin身份立即钩选“存货是否分类”，并确定存货分类编码级次。凡选定为要分类的，必须先添加存货大类，存货档案必须在存货的最末级类别下设置。如要在存货分类的“无分类”项下直接录入存货档案，要先修改建账设置，以账套主管身份在〖系统管理〗中执行“账套→修改”命令，去除勾记。存货档案中的存货代码可为空，存货编码、简称是必录项；设有多个存货属性可供复选，且选对与否直接关系到出入库单据的生成。存货大类编码必须符合预定规则，存货档案编码不作要求。
【金蝶KIS专业版】选择〖基础设置>核算项目>物料〗设置存货信息。点击〖新增类别〗按钮，可将一个存货类别看做一个核算项目进行添加，只需录入代码和名称，但存货类别无法细分子类别，如：拟在“物料”下分设“原材料”、“周转材料”两个子类别是不行的。原因在于：其一，物料是预设核算项目，无法修改或删除；其二，若以子类别名称单独设成与物料同级别的核算项目，无法赋予相应的物料通用属性。点击〖新增〗按钮增加存货档案，存货档案允许分级添加。如：在“物料”类别下增设“钢材→甲型钢材”二级具体存货项目是可行的。存货档案中的物料属性只能在预设的外购、组装件、自制之间单选，计量单位、计价方法、存货科目、销售收入科目、销售成本科目不得为空；还可以进行可任意组合的辅助属性管理、条形码、图片管理。存货类别编码可自由设定，没有既定的编码规则；存货档案分级编码形式为“∗．∗”，点号之前为所属上级存货档案的编码，点号之后可自由设定。（二）控制参数设置
此两种软件都为用户提供了可自定义的账套参数控制功能，以适应不同类型企业的个性化特征。【用友T3标准版】系统参数设置分散在各模块的业务范围内，且控制内容相对较多。采购模块主要进行入库单编号与主辅计量单位控制；销售模块主要进行是否由销售系统生成销售出库单、价格控制；库存模块参数主要控制有无保质期、批次、成套件管理，有无辅助计量单位，如钩选才能在录入存货档案时添加相关信息；存货核算模块主要进行零出库成本选择控制，月末回冲、单到回冲、单到补差的暂估处理方式选择；应收应付主要进行核销方式、应收应付确认日期依据控制。
【金蝶KIS专业版】选择〖基础设置>系统参数〗集中设置供应链和应收应付的相关业务基础参数和业务参数，但基本是对数量、天数的简单控制。基本选项主要在于制单人和审核人岗位分离控制；采购（销售）参数主要在于入库单（出库单）与订单、发票与入库单（出库单）的数量控制、信用额度控制、订单交货提前预警天数控制；仓存参数主要在于库存总量≥最高库存（或≤最低库存）以及负库存的提示控制、保质期与呆滞料预警天数控制；存货核算参数默认不可选的暂估差额生成方式为单到冲回、未记账单据的结账检查；应收应付只有预警天数控制。此外，价格控制较为灵活，可满足企业对销售定价的不同需求。选择〖基础设置>核算项目〗，点击〖物料通用属性〗按钮，在“物料通用属性维护”窗口可直接勾记是否进行保质期管理、是否采用业务批次管理、是否自动产生批号。
（三）业务类型与关联科目设置
【用友T3标准版】执行“基础设置→基础档案初始化→收发类别”命令可按出入库用途与目的不同分设入库类别和出库类别；执行“基础设置→基础档案初始化→采购类别、销售类别”命令，增设购销类别，并与收发类别建立关联。故而，收发类别与购销类别要受到先后操作顺序约束。执行“核算→科目设置→存货科目、存货对方科目”命令，前者以仓库为单位添加相应的存货科目，后者以收发类别为单位添加相应的对方科目。执行“核算→科目设置→客户（或供应商）往来科目”命令，完成基本、控制、产品、结算方式科目预设操作。
【金蝶KIS专业版】仅设有〖基础设置>收支类别〗进行购销款项收入、支出方式及关联科目设置。未提供对存货科目、客户（或供应商）往来科目进行预设的相关功能，也就不能在业务系统单据执行记账凭证生成操作时自动带出相关科目。
三、采购与付款循环的典型操作差异
（一）系统期初录入
【用友T3标准版】执行“采购→供应商往来→供应商往来期初”命令，以采购票据为主线，点击〖增加〗按钮分别录入采购发票、应付单、预付单的正反两个方向的期初数据。蓝字标题栏均为必填项，如：票据号、开票日期、到期日、供应商、金额；点击栏末放大镜状按钮显示供应商信息库进行选取；预付单以正向表示借方余额性质。录入完毕后，先点击〖对账〗按钮进行应付期初与总账期初的核对，再执行“采购→期初记账”命令将期初暂估入库和期初在途等数据记入采购账中（记账完成后，点击〖恢复〗按钮可取消记账）。只有期初记账后才能录入当期业务。
【金蝶KIS专业版】选择〖初始化>应收应付初始数据〗，以供应商为主线，点击〖供应商〗按钮，在供应商代码栏点击〖查看〗按钮或F7键可选取供应商；只有点击明细栏的“√”才能进入期初余额录入窗口；无需录入票据号，部门可选填；通过正负数表示应付或预付金额，预付账款栏只能输入正数且在期初余额栏以负数表示借方余额性质；未提供与总账期初的对账功能，也无期初记账操作要求。
（二）日常业务处理
1. 采购订单管理。此两种软件均以采购订单为主数据文件，且经审核后向下传递。【用友T3标准版】在“采购订单”窗口设有三个按钮：〖审核〗、〖关闭〗、〖流转〗，点击〖关闭〗按钮可将单据设定为不再执行状态，点击〖流转〗按钮可由已审核或已关闭的采购订单连带生成采购入库单或采购发票。不支持外部文件引入操作，点击〖增加〗按钮方可进入录入界面，订单编号可手动修改，但必须先进行单据编号设置方式选择；表头的到期日、表体的数量为必填项（以蓝字表示）。订单一旦被参照或关闭，就不能再作修改。显示〖弃审〗按钮表示单据已审，点击可取消审核。
【金蝶KIS专业版】在“采购订单”窗口设有三个按钮：〖引入〗、〖BOM〗、〖参考〗，点击〖引入〗按钮可导入系统外独立的Excel文件，点击〖BOM〗按钮执行组装件BOM关联生成，点击〖参考〗按钮显示物料详细信息。订单编号自动生成后不可更改；表头的采购方式和币别、表体的数量和交货日期为必填项（标题栏加注∗）。在订单保存后才会显示〖审核〗、〖关闭〗按钮，在订单审核后才会显示“单据下推”命令。已被参照或已关闭的订单仍可通过点击〖变更〗按钮修改数量。执行“操作→反审核”命令方可取消审核。
2. 采购入库与发票管理。此两种软件对采购入库单和采购发票均不存在操作先后顺序约束，允许双向流转，便于处理单货同到、单到货未到的不同采购类型。【用友T3标准版】采购入库单将仓库设计在表头，适用于同仓库下多存货的入库业务登记。点击〖增加〗按钮方可进入录入界面；点击〖选单〗按钮可参照采购订单、采购发票、采购入库单生成采购入库单或采购发票，如要参照采购订单或采购入库单，必须先选定仓库，在“订单列表”窗口点击〖过滤〗按钮才能显示符合条件的单据。在“采购入库单”窗口，未设〖审核〗按钮，保存完成后可直接流转到采购发票；点击〖流转〗按钮可连带生成采购发票、材料出库v销收款单时，必须手动录入本次结算金额。
【金蝶KIS专业版】销售发票未设〖现结〗按钮，若有开票即收业务，必须在填制销售出库单时选定销售方式为现销，但只能全额现收，部分现收的为赊销，还支持分期收款销售。收取预收款、收回应收款业务都要选择〖应收应付>收款单〗的“预收款”、“收款”类型处理；如为应收单据，录入收款单无法直接使用预收款，预收款用于抵消部分或全部货款业务只能选择〖应收应付>核销单〗，以预收冲应收的核销类型处理；预收如有结余退回的，选择〖应收应付>收款单〗的“收款退款”类型处理。核销收款单时，点击〖分摊〗按钮执行应收单据自动分摊收款金额。
五、库存与存货核算的典型操作差异
（一）系统期初录入
此两种软件均以仓库为主线，必须在选定仓库后录入存货期初数量和金额。【用友T3标准版】执行“库存→期初数据→库存期初”命令，选定仓库后点击〖增加〗按钮方可出现一个处于编辑状态的空白行。输入数量、单价后，金额栏自动换算，数量显示精度为小数点后两位，单价不同的同一种存货可分行输入对应数量；可选录入库日期、供应商、部门、业务员、存货科目等资料；还提供给用户录入若干自定义项目（先选择〖基础设置>基础档案初始化>自定义项〗定义自由项）；点击〖取数〗按钮可从货位期初取数。录入完毕后，点击〖记账〗按钮进行期初记账（先完成采购管理的期初记账）；如总账系统与库存系统期初数据不一致，无法联动修改，必须执行“总账→设置→期初余额”命令手动修改。
【金蝶KIS专业版】选择〖初始化>存货初始数据〗，窗口直观地显示出全部仓库和每个仓库的物料信息。未设单价栏，金额栏必须手动录入，数量显示精度为小数点后四位，不同单价的同一种存货只能录入总数量和总金额；入库日期不能为空，未填的自动显示计算机当前日期。录入完毕后，点击〖对账〗按钮，再点击〖传递〗按钮可执行余额传递，将当期对账后“存货”科目余额按总账精度传递到总账对应科目，并将总账对应科目原有余额覆盖。
（二）日常业务处理
1. 存货盘点与出入库核算。【用友T3标准版】选择〖库存管理>库存盘点〗执行盘点，但不能即时进行库存盘点；如有账实不符的，执行“库存→库存其他业务→盘点单”命令手动填制盘点单。已审核的常规出入库业务单据，选择〖核算管理>正常单据记账〗，选定仓库后进行存货记账。未填单价、金额的采购入库单，系统不会自动回填数据，也无法记账。对于材料暂估入库业务，在填制并审核采购入库单后，待单到时选择〖核算管理>暂估成本处理〗按实际成本进行调整。采用月末一次加权平均法的存货，在记账后必须选择〖核算管理>月末处理〗完成出库单金额回填。
【金蝶KIS专业版】选择〖仓存管理>盘点〗，可进行即时库存备份或指定截止期备份，并连带输出盘盈或盘亏单据。未设专门的单据记账环节。已审核并已钩稽的采购发票，选择〖存货核算>外购入库核算〗，点击〖核算〗按钮进行入库单的单价回填。对于材料暂估入库业务，待单到时选择〖存货核算>估价入库核算〗，点击〖修改〗按钮将原有暂估金额修改为实际金额。对于各种类型的出库单，选择〖存货核算>存货出库核算〗完成指定存货或某一类存货出库成本计算。在完成成本核算后提供了业务与总账对账功能，以便直观地反映业务系统与总账系统数据是否一致。
2. 购销凭证处理。【用友T3标准版】购销与收付款凭证集中在〖核算管理〗模块中生成。选择〖核算管理>购销单据制单〗进行采购入库单、销售出库单等生成凭证操作；选择〖核算管理>供应商往来制单（或客户往来制单）〗进行现付或现结制单、付款单（含预付订金）或收款单（含预收订金）的核销制单、赊购或赊销业务的发票制单、其他应付单或其他应收单制单、预付冲应付或预收冲应收的转账制单等。
【金蝶KIS专业版】购销与收付款凭证分散在〖存货核算〗和〖应收应付〗两个模块中生成。选择〖存货核算>业务生成凭证〗进行供应链业务相关凭证的制单操作，但必须先选定单据类型，并点击〖重新设置〗按钮。采购业务分别选择“采购发票”、“采购入库”明细选项生成凭证；销售业务分别选择“销售出库”、“销售收入”明细选项进行销售成本结转、销售收入确认凭证生成。对于收付款业务选择〖应收应付>应收应付生成凭证〗完成支付预付款（或收取预收款）、偿付应付款（或收回应收款）、使用预付款（或预收款）、其他应付（或应收）业务凭证生成。
（三）业务系统结账
【用友T3标准版】每个模块要逐一进行结账，且有先后顺序要求。采购结账和销售结账不分先后，且当月可取消当月的已结账；库存结账必须在采购与销售均结账后进行；存货核算最后结账，且当月不能取消当月的已结账。结账完成后，无需重新登录系统，也可在同一窗口取消结账。无论结账或反结账都要先选定期间。
【金蝶KIS专业版】无需对每个模块逐一进行结账，选择〖存货核算>业务期末结账〗将结存数量和结存金额结转到下一期间。结账时自动定位于最近一期未结账期间，无需手动选定；结账完成后，自动跳转系统登录界面重新登录，也可在同一窗口进行反结账。此外，专设〖存货核算>期末业务关账〗功能，关账后的出入库单据将无法再进行录入、修改、删除、审核等操作。
主要参考文献
张瑞君，殷建红.会计电算化：基于用友T3［M］.北京：中国人民大学出版社，2012.
【基金项目】江苏省高校“青蓝工程”项目