【作　　者】
郑述招1，周文琼1，申艳丽1，王二威2

【作者单位】
1.广东科学技术职业学院计算机学院，广东珠海 519090；2.北京理工大学珠海学院商学院，广东珠海 519088）

【摘　　要】

【摘要】 合理的用户权限设置是ERP软件发挥作用的基础，金蝶K3 ERP软件可通过用户权限设置明确分工，防止非法操作，保证会计信息安全，满足企业精细化管理的需求。本文结合金蝶K3软件讨论功能权限、字段权限、数据权限、业务审核权限等四项权限的设置，并分析了其对业务的影响。
【关键词】 ERP；权限设置；用户一、引言
ERP是以财务为核心的综合管理软件，其功能囊括总账、应收款管理、应付款管理、现金管理、固定资产管理、供应链管理、生产制造管理等内容。为适应企业对资金、往来账款、供应链业务等精细化管理的要求，需要对用户设置不同权限，从而明确分工、防止非法操作、保证企业会计等各类信息的安全。
金蝶K3 ERP软件中，权限设置包括功能权限、数据权限、字段权限及业务审核权限四类。本文将讨论金蝶K3（12.1版）中四类权限的设置方法及其对业务活动的影响。
二、金蝶K3中用户权限设置及其影响
（一）用户及其权限获得的方式
用户是可登陆ERP系统并根据自身权限完成相应业务的人员，金蝶K3中用户管理由系统管理员Admin完成。用户获得权限的方式有两种：
1. 由系统管理员Admin直接对各个用户逐一授权，若系统用户数量众多则该方法工作量较大。
2. 设置用户组并对用户组进行授权，则隶属于该用户组的所有用户自动继承该组权限，而无须对每个用户逐一授权。用户组是指具有某职能的组织，现实中可以是某部门，也可以是具备相同职责的多个人构成的一个虚拟组织。通常一个用户可以属于多个用户组，一个用户组可以包含多个用户。
（二）功能权限
ERP软件包含多个功能模块，功能权限是指对某功能模块的管理权和查询权；当用户具备该模块的功能权限时，可对该模块进行功能操作。功能权限的本质是根据用户的岗位职责，赋予其不同的业务操作权限，允许其使用ERP中相应功能模块，将手工作业中的规章制度固化为软件中的操作。
金蝶K3中，可对用户设置不同的功能权限，例如为存货核算人员设置成本、存货核算等权限，为出纳设置现金管理权限。
案例1：根据业务需求，为总账组设置基础资料、数据引入引出、总账、报表、财务分析等五项功能权限。
业务处理步骤：
1. “用户管理”界面中，选择“总账组”，点击【功能权限管理】；在弹出的“功能权限管理_权限管理［总账组］”界面中选择相应功能权限并授权，如图1所示。

2. 根据业务需要还可以进行细致的功能授权，点图1中的【高级】按钮，在弹出的“用户权限界面”中设置更为详细的用户权限，如图2 所示。
功能权限规定了用户的操作功能方面的权限，而对于系统用户众多、分工更加明确、管理更加细致的企业还可以设置字段权限和数据权限。（三）字段权限
字段权限规定某数据（字段）操作权限，只有当用户拥有该数据（字段）的字段权限时，才能进行对应数据的操作。现实中，出于信息保密等方面考虑，需要对某些人员隐藏部分敏感信息。例如仓库管理人员不能看到存货的成本及销售单价、非销售业务人员不得查询客户联系方式等，此时可借助K3 的字段权限管理功能。
案例2：设置用户“胡美玉”不能查看客户电话、地址等联系方式。
业务处理步骤：
1. 在“用户管理”界面中，点击【字段权限】—【设置字段权限控制】。
2. 在弹出的“字段权限控制”界面中，按照图3设置相应信息，点击【应用】后退出。
3. 在“用户管理”界面中，选择用户“胡美玉”，点击【字段权限】—【字段权限管理】；在弹出的“字段授权—胡美玉”界面中，取消客户电话、地址的编辑与查询权限，如图4所示。设置完毕后，以用户“胡美玉”登录金蝶K3系统，查看客户信息，客户电话、地址信息自动隐藏，可验证结果。
（四）数据权限
数据权限是指对具体数据的操作权限，可以根据业务需要给不同的用户授予不同的数据权限。例如某销售员仅负责某地区相关业务、不能处理其他地区业务，而销售业务主管则可处理全部业务；特定采购员仅负责某些物料的采购，而不能采购其他物料等。通过金蝶K3 数据权限设置，可保证非授权人员不得操作（查询、修改等）包含相关数据的单据。
案例4：胡美玉负责华南地区客户的应收账款管理，王冰负责华东地区客户应收账款管理，总账组业务主管张新华可处理全体客户应收款。
业务处理步骤：
1. “用户管理”界面中，点击【数据权限】—【设置数据权限控制】。
2. 在弹出的“设置数据权限控制”界面中，按照图5设置。3. 在“用户管理”界面中，选择用户“胡美玉”，点击【数据权限】—【数据权限管理】；在弹出的“数据授权”界面中，点击取消“拥有当前数据类型的全部数据权限”，点击“按上级组授权”。点击【授以查询权】，选择“华南地区”客户。此外，还可授以修改权、删除权，如图6所示。

4. 以用户“胡美玉”身份进入金蝶K3主界面，【财务会计】—【应收账款】—【发票处理】—【销售发票—维护】；在弹出的全部销售发票中可以发现，“胡美玉”仅能查看华南地区客户的发票，而其他地区客户发票均已隐藏。
通过数据权限的控制，有利于同类岗位、部门间业务分工，有效限制了员工、部门之间的恶性竞争（尤其是在销售等领域），这种应用在对于数据安全和管理要求严格的企业中广泛采用。
（五）业务审核权限
现实业务中，为了加强资金的监控，做到事前、事中控制，可以对相关业务进行审核权限设置。例如金蝶K3中，通过设置多级审核，可有效监控销售订单、采购订单、采购发票、销售折扣、采购限价等关键业务单据，维护企业利益，防止业务人员舞弊。
1. 案例5： 公司规定采购发票必须由用户王冰、张新华二人依次审核。
业务处理步骤：
（1）以管理员身份登录在金蝶K3，点击【系统设置】—【系统设置】—【应付账款管理】—【多级审核管理】。
（2）在“多级审核工作流”界面中，点击【新增单据审核流程】按钮；在弹出的“新建审核流程”界面中，按图7所示设置，审核模式设置为“顺序”，多级审核级次设定为2，并点击确定。

（3）在“采购普通发票_多级审核工作流”界面中，设置各级审核信息；其中“用户设置”设置相应级别的审核人，如图8所示。

2. 案例6：企业规定5 000元以内的采购订单由李冰审核，5 000元以上的采购订单还需要由张新华审核。
业务处理步骤：
（1）以管理员身份登录金蝶K3，点击【系统设置】—【系统设置】—【采购管理】—【多级审核管理】。
（2）在弹出的“系统基本资料（多级审核管理）”界面中，选择采购订单，点击【管理】按钮；在“采购订单多级审核设置”界面中，按图9设置，其中一级审核人设置为李冰，“本级审批最大限额”设置为5 000元；二级审核人设置为张新华。通过以上设置，金额在5 000元以内的采购订单只需李冰审核，而5 000元以上的采购订单则需李冰、张新华依次审核。
三、结语
上述四项权限设置，在固化企业管理流程、保证信息安等方面发挥了重要作用。而实际业务表明，权限设置并非越细致越好，繁杂的权限设置将大大增加业务人员工作量。因此，除功能权限几乎各企业均需设置外，字段权限、数据权限、业务审批权限则要根据企业自身规模、管理精细程度、业务监控的粒度等因素，合理配置。只有设置合适的权限，才能在软件操作便捷性与管理规范化之间找到平衡点，真正发挥ERP软件提供信息、辅助决策、提升管理的作用。
主要参考文献
毛华扬，张志恒.金蝶K3 WISE管理软件应用指南［M］.北京：清华大学出版社，2013.
龚中华，何亮.金蝶ERP K3完全使用详解［M］.北京：人民邮电出版社，2013.
【基金项目】 广东省教改项目“企业信息化背景下校企双主体共育SAP信息管理人才”（编号：20120202024）；广东科学技术职业学院科研项目“校企合作开发ERP流程演练平台及其应用”（编号：XJMS201303）