【作　　者】
蒲 雷 何建国（教授）

【作者单位】
（重庆理工大学会计学院 重庆 400054）

【摘　　要】

      【摘要】高校普遍对零星费用都采取报销方式进行支付，但由于“应付账款”科目下设的往来单位过多，进而容易导致“应付账款”科目的余额出现异常。本文通过对高校应付账款明细账进行分析，针对科目借方性质进行对账，提出了解决高校“应付账款”科目下多单位余额异常的查账方法，遵循余额借方优先账务核对的原则，保证了账实相符，账账相符。
【关键词】应付账款   对账   案例   方法

按照事业单位会计准则的要求，高校设置“应付账款”科目来核算购买商品、材料或接受劳务供应时发生的债务。由于高校是事业单位性质，在实际的会计工作中采用的是收付实现制，那么当应付账款存在借方余额的时候，则应该优先对该往来单位进行必要的查账程序来保证账账相符，账实相符。故高校在出现应付账款多单位余额异常的情况下，在查账过程中应该遵循“余额借方优先账务核对”的基本原则。
一、当应付账款余额在借方时
某高校采用费用报销方式对部分供货单位（或个人）进行结算。供货单位在送货的时候，由校内库房进行接收，并依据商品、数量及金额打印入库单据一式三联，库房和会计部门各一联入账，供货单位一联在报账时作为主要凭据。在2013年底编制往来单位应付账款汇总表：

从表1中我们可以发现，其中有两个往来单位在年底出现了余额在借方的现象，并且其金额较大，那么肯定是“应付账款”科目出现了异常，这个时候就需要对该科目进行详细核算，找出相应错误，使得账实相符。
在进行分单位详细查账之前，应先总账核对。由于高校是事业单位会计，采用收付实现制，并且应付账款的年末余额在贷方，通过与高校后勤部门即材料库存单位进行核实，来确认应付账款总账是否相符。与材料库存单位进行未付款项的核对，与账面上数额不一致，金额相差14元。由于该科目异常涉及多个单位的明细账，通常要采用详细查账法，对过去一年的往来账务进行核查从而保证该科目下的账务真实性。但是详细查账法需要查阅大量凭证和出入库资料，工作量大，效率低，本文提出了新的查账方法，并遵循以下挂账、查账、处理等程序。
（一）余额借方单位优先账务核对
应付账款余额在借方表明该单位下的账务存在异常，应该优先处理。通过往来单位应付账款汇总表可以发现，A公司和D（个人）应付账款的年末余额都在借方，再比较两者余额之间的大小，确定其重要性水平，优先对应付账款——D（个人）进行账务核对如表2所示。

1. 对挂账单位D（个人）进行账务核对，发现问题以便减少查账数量。由于应付账款——D（个人）年末的余额为借方53 666.20元，又因为到5月底的时候账务配平，所以应该是6月到12月底之间该单位的往来账出现了问题。所以应该从6月份开始进行原始单据的查询。
由表2可以看出，6月13日第1247号凭证与6月20日第1870号凭证相符，金额都为37 012.10元。9月13日的第913号凭证与9月20日1800号凭证和9月23日第2100号凭证金额之和相等，为56 951.80元，由明细账反映的规律——月中挂账、月底报账可以推论这两笔业务是同一笔业务。但是在应付账款——D（个人）下多出了两笔：6月5日第854号凭证25 45.40元以及7月13日第890号凭证28 020.80元之和刚好是年末借方余额53 666.20元，这样就确定了需要对这两张凭证的原始单据进行核对。
2. 找出错误凭证，核对其他错账。经过原始单据核对后发现6月5日第854号凭证报销单后的原始凭证是属于C农贸市场的采购入库单，编制会计凭证时单位挂错，款项已经用库存现金进行支付，核对后进行统计暂不进行账务处理；而7月13日第890号凭证，报销单后附件是D（个人）的送货单和入库单，并与食堂进行了核对属实，进行统计暂不进行账务处理。
3. 对应付账款余额在借方的往来单位A公司进行账务核对，找出所有错账，如表3所示。

该科目下A公司的明细账年终余额为借方，金额为33 726.95元，进行账务核对后发现9月底该科目借贷相等，于是预计错账发生在10月到12月之间，经账务核对后发现11月最后的余额为借方，金额与年终余额相等，则将范围缩小到10月到11月之间。
经过账务核对后发现，10月23日第2005号凭证与10月17日第1800号凭证应该属于同一业务，经核查原始单据后发现第2005号凭证将实验用耗材的消毒费14元一并计入了该报销单位，暂不进行账务处理；11月的两张入库凭证第1907号与第2100号贷方金额之和恰好等于11月第2467号凭证与第2670号凭证之和，从谨慎性原则出发核查原始凭证后发现是属于同一笔业务。11月4日与11月5日的两张凭证第310号与第400号凭证未见入库数，进行原始单据核对，核查后发现凭证后的报销单都属于C农贸市场的入库单。
（二）统计错误金额，进一步核查
根据对应付账款余额在借方的两家单位进行核对后编制表4。

由调整后表4的各往来单位余额汇总表可以发现，C农贸市场的余额变为了借方，D（个人）的余额仍然为借方，故应对C农贸市场进行账务核对，编制表5。

对C农贸市场进行账务核对，由开始查账的数据可以对应到6月3日的第504号凭证以及11月1日的第89号和第90号凭证，报销付款错挂在了其他单位。同时对比发现9月17日的第1786号凭证与9月21日的第1786号凭证存在异常，借方红字。所以优先对9月21日的第2017号进行原始单据的核查。核查后发现该报销单后的原始单据除了附有C农贸市场的送货清单和学校食堂材料库的入库清单外，总计金额为1 500元，同时有E（个人）的送货清单以及材料库入库清单，总计金额为66 379.15元。根据C农贸市场的单位明细账可以看到，9月17日第1786号凭证有入库金额为1 500元，经查询后与第2017号凭证后的1 500元附件是同一笔。又有7月10日第1007号凭证金额28 020.80元与C（个人）调整后的余额相等，故对7月10日第1007号凭证进行原始单据查询，发现入库单和送货单都为C（个人），故该笔金额单位挂错，应先进行登记最后再进行账务处理。
（三）编制调节表，并进行账务处理
根据查账的相关数据编制表6：

核对后进行账务处理，编制调整分录如下：借：应付账款——C农贸市场14 302.50（或19 410.45）；贷： 应付账款——A公司14 302.50（或19 410.45）。借：事业支出——后勤部门（管理费用）14.00；贷：应付账款——A公司14.00。借： 应付账款——C农贸市场25 645.40；贷： 应付账款——D（个人）25 645.40。借：应付账款——C农贸市场28 020.80；贷： 应付账款——D（个人）28 020.80。借：应付账款——E（个人）66 379.15；贷： 应付账款——C农贸市场66 379.15。
二、当应付账款余额全为贷方时
同理，在2013年底进行财务核算的时候得到应付账款往来单位明细余额表（见表7）。

当应付账款出现贷方余额时，与后勤部门——材料库进行核对后发现总贷方余额差异10元。因为该差异，将进行全面查账，也会使得工作量增大。根据案例所在高校的报销制度可以知道是月初入库、月底或次月初往来单位报销费用。在这种情况下，将本年12月份的入库挂账和报销费用全部不统计，截止到2013年11月30日，根据往来账务核对制作新统计表（见表8）。
截至2013年11月30日，编制表8后发现，应付账款科目总余额在贷方，其中C农贸市场跟E（个人）的余额刚好是一借一贷，所以应付账款是存在异常的，应该进行查账。
遵循余额借方优先核对的原则，首先对C农贸市场进行账务分析后发现，C农贸市场在9月第1500号凭证报销费用时，将E（个人）的发票及单据附在报销单后进行统一报账，导致应付账款异常，故应进行调账处理。F单位存在贷方10元，应进行账务核对，如表9所示。

发现差异后，对6月第504号凭证和7月第907号凭证进行核查后发现，贷方金额由于会计人员失误而导致录入错误，故应该予以重新调整入账。
对以上的发现进行统计后调整账务处理：借：应付账款——E（个人）20 150.00；贷：应付账款——C农贸市场 20 150.00。借：原材料——材料入库-205 645.40；贷：应付账款——F单位-205 645.40。借：原材料——材料入库205 635.40；贷：应付账款——F单位205 635.40。
这样与后勤部门——材料库账面上的差异10元就能找到并调整，而不用继续对其他单位进行核查。
三、结语
高校应付账款出现异常情况下，涉及单位多，查账难度大，查账效率低。根据案例分析可以发现，高校应付账款异常分为两种情况：一种是往来单位余额存在借方，总账跟库存不符；一种是往来单位的余额全在贷方，但总账跟库存不相符。对于应付账款余额在往来单位借方的，应该优先进行账务核对，以此为基点进行全面账务核对；对于应付账款余额在贷方的，应根据高校自身报账制度选择结算完毕的会计区间进行划分来账务核对，从而发现账务并进行调整。
主要参考文献
韩福才.企业应付账款异常情况例解.财会月刊，2014；3