2014年 第 13 期
总第 689 期
财会月刊(上)
会计电算化
畅捷通T3采购业务溢余与短缺之处理

作  者
刘 根

作者单位
(扬州高等职业技术学校 江苏扬州 225002)

摘  要

      【摘要】本文以面向中小企业经营管理的信息化软件畅捷通T3(教育专版)为例,针对企业材料采购业务中经常出现的购买应收数量与实际验收数量不一致的问题,针对不同情况,分析其产生的原因,详细演示了各种情况下软件的操作处理和具体步骤。
【关键词】用友T3   采购   溢余   短缺   处理

采购管理是指企业物资供应部门按照企业的物资供应计划,通过市场采购、加工订制等渠道,取得企业生产经营活动所需要的各种物资。采购业务涉及面广、量大,业务比较繁杂,如供应商众多、采购品种复杂,需运输部门配合并且办理保险等,其中任何一个环节出现问题,或者企业自身管理不善,都会导致材料购买数量与实际到货数量不相符,出现材料溢余或短缺的现象。针对这样的情况,企业就应该分析其产生的具体原因,在业务核算上进行相应的处理。
一、采购溢余及相关处理
根据合同或订单,企业所购买的材料到达验收后,填制采购入库单,进行采购结算。如果发现实收数大于应收数,则发生采购溢余,企业应该分析溢余的原因,针对不同情况作出正确的处理。
例1:2014年1月20日,长城公司向宇宙公司采购甲材料1 000个,单价50元,增值税税率17%,材料未到,款项未付。甲材料运到,实际验收数量为1 010个。
1. 正常升溢。若例1中实际多收的10个甲材料被视为正常升溢,进行采购结算时系统会将1 000个甲材料的采购成本分摊到1 010个中去,从而摊薄了入库甲材料的单位成本。
具体操作步骤为:填制采购专用发票,数量1 000个,流转生成采购入库单,修改数量为1 010个,将采购发票和采购入库单进行手工结算,合理损耗数量填-10个,完成结算后采购入库单上的单价降低为49.50元。采购入库单审核记账后,再根据采购入库单制单:借:原材料50 000;贷:在途物资50 000。
2. 原因待查。若例1中实际多收的10个甲材料原因不明,按照会计核算要求先进行待处理操作,待溢余原因查明后,再进行相应的会计处理。具体操作步骤为:填制采购专用发票(同前操作),流转生成采购入库单(数量1 000个),进行自动结算,再进行相应的制单处理。对多出的10个甲材料,另填制一张采购入库单,数量10个,暂不进行后续处理。
第一种情况,经与宇宙公司联系,多收的10个甲材料系其多发,现对方开来增值税专用发票,注明单价50元,企业重新补作购进。具体操作步骤同前。
第二种情况,经公司领导审核批准进行核销处理,作为企业的营业外收入。具体操作步骤为:填制虚拟专用发票,数量10个,单价50元,因不产生应付账款,故该张发票不需审核,然后进行采购结算,采购入库单审核记账后根据采购入库单制单:借:原材料500;贷:营业外收入500。
二、采购短缺及相关处理
企业根据合同或订单所购买的材料到达验收后,先填制采购入库单,然后进行采购结算。如果发现实收数小于应收数,则出现采购短缺。企业必须认真查明原因,分清经济责任,区别不同的情况进行相应的处理。
例2:2014年2月10日,长城公司向华成公司采购乙材料1 000公斤,单价20元,增值税税率17%,材料未到,款项已付。乙材料运到,实际验收数量为950公斤。
1. 合理损耗。若例2中实际少收的50公斤乙材料为定额内合理损耗,通过采购结算系统会将1 000公斤乙材料的采购成本分摊到950公斤中去,从而增加了入库乙材料的单位成本。
具体操作步骤为:填制采购专用发票,数量1 000公斤,流转生成采购入库单,修改数量为950公斤,将采购发票和采购入库单进行手工结算,合理损耗数量填50公斤,完成结算后采购入库单上的单价提高为21.05元。采购入库单审核记账后,再根据采购入库单制单:借:原材料20 000;贷:在途物资20 000。
2. 非合理损耗。若例2中实际少收的50公斤乙材料为非合理损耗且原因不明,将会导致乙材料成本和增值税进项税额都要进行调整,按照会计核算的制度要求需通过“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目进行核算,待损耗原因查明后,再进行相应的处理。
具体操作步骤为:先在基础设置中“购销存”设置非合理损耗类型,再到核算中“科目设置”下设置非合理损耗科目;然后填制采购专用发票,数量1 000公斤,每公斤20元,流转生成采购入库单(数量950公斤),进行手工结算,非合理损耗数量填50公斤,非合理损耗金额填1 000元,系统自动带出进项税额转出金额170元,选择非合理损耗类型。完成采购结算后,再对采购入库单审核和记账,最后根据采购入库单制单(因例2已付款,物流和资金流同时完成,根据采购入库单制单时应勾选“已结算采购入库单自动选择全部结算单上单据”:借:原材料19 000,待处理财产损溢——待处理流动资产损溢1 170,应交税费——应交增值税(进项税额)3 400,应交税费——应交增值税(进项税额转出)-170;贷:银行存款23 400。
第一种情况,经调查了解发现短缺的50公斤乙材料系运输公司责任,协商后运输公司同意赔偿1 000元,公司暂未收到赔款。具体操作步骤是:在总账系统制单:借:其他应收款1 000,营业外支出170;贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢1 170。
第二种情况,经与华成公司联系,短缺的50公斤乙材料系其少发货所致,现对方单位如数补发,验收合格后填制入库单。具体操作步骤为:填制采购入库单,数量50公斤,流转生成采购专用发票,数量50公斤,单价20元,对该张发票进行虚拟现付(因全部款项已经支付,现付只是便于制单),进行自动结算后对采购入库单审核和记账,根据采购入库单制单:借:原材料1 000,应交税费——应交增值税(进项税额)1 700;贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢1 170。
第三种情况,经与华成公司联系,短缺的50公斤乙材料系其少发货所致,但因对方不再生产,开出红字专用发票后同意退款,长城公司已经收妥款项。具体操作步骤为:填制红字采购专用发票,数量-50公斤,单价20元,保存后现付,在供应商往来制单中“现结制单”并进行修改:借:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢-1 000,待处理财产损溢——待处理流动资产损溢-170;贷:银行存款-1 170。
主要参考文献
1. 亓凤华.畅捷通T3几个特殊业务的处理.财会月刊,2013;13
2. 汪刚,王新玲.会计信息化实用教程(用友T3会计信息化专版).北京:清华大学出版社,2009