用友U872薪资管理系统常见问题解析

【作　　者】
王纯杰

【作者单位】
（广西财经学院会计与审计学院 南宁 530003）

【摘　　要】

      【摘要】在使用用友薪资管理系统时，由于系统操作顺序不正确或理解错误，在使用时会出现一些问题，本文以初始化——日常业务——期末业务的过程，逐一分析了每一过程中常见问题，并提出对应解决对策。
【关键词】薪资管理   用友U872   解析

薪资管理是现行财务软件常用的一个模块，其主要的功能是实现对企业薪资的核算和管理。在企业中，薪资管理对企业本身来说非常重要，薪资属于企业一项重要的成本费用，企业必须控制好，而且薪资又关系到每一个员工的切身经济利益，对薪资数据的准确性和及时性都有很高要求，同时它也是激励员工的一种有效手段，企业也必须管理好。本文以通用财务软件用友ERP-U872为例，以薪资系统的初始化、日常业务和期末处理三个阶段为线索，依次对其中常见的操作问题进行分析，希望能对用户提供一些帮助。
一、系统初始化
初始化是每一个模块第一次使用都必须做的工作，它的本质是将“通用”系统“专用”化的一个过程，也是保证系统正常运行的基础，薪资系统也不例外，在这个过程中，容易出现以下几个方面问题：
1. 人员档案设置。薪资系统中除了对薪资数据进行管理，还用于对企业人事档案信息进行管理，在系统中除了能增加员工基本信息，还可以自定义附加信息。薪资系统在设置人员档案时常见问题有：
（1）无法批增人员信息或批增后不显示。薪资系统中人员档案数据全部来自基础档案中的人员档案，是从基础档案中复制过来。问题在于薪资系统中批增人员后，列表中却未出现已选择人员。其原因有：①部门没有设置，也就是在薪资系统中工资类别对应部门档案没有勾选，因此无法选择该部门下的人员，解决办法是重新设置部门档案。②在选择部门时，没有选择到最末级部门，例如部门档案下车间一级部门下分了一车间、二车间两个二级部门，若要选择二车间下人员，则先要选择二车间，解决办法是勾选部门档案的最末级。
（2）批增后的信息中人员类别或薪资部门名称错误。原因是在薪资系统中复制过来人员档案后，在基础档案处又修改过。解决方法是到薪资系统人员档案处，选择“同步”将薪资系统中人员信息与基础档案处人员信息保持一致。
2. 工资类别设置。工资类别的运用主要因为企业中有不同类型的员工，他们在计算工资时有很大差别，或者企业每月分多次发工资，就可用多个工资类别。不同工资类别内数据完全独立，但到期末可将不同工资类别数据进行汇总，生成“汇总工资类别”。
设置工资类别时会出现以下问题：建立工资账套后无法新建工资类别。建立账套后无“工资类别”管理选项，无法新建、打开、删除工资类别。其原因主要是建立薪资账套时在“参数设置”中工资类别没勾选“多个”，解决办法是修改工资账套参数。选择“设置”→“选项”→“参数设置”，点击“编辑”重新勾选工资类别个数为“多个”便可解决。
3. 工资项目设置。企业员工工资由很多不同项目构成，企业可根据实际情况进行设置，易出现的问题有：
（1）无法增加某工资项目。U872中的工资项目设置有两个步骤：首先是关闭工资类别，增加工资项目，此处增加是针对所有的工资类别而言，可以自定义增加或参照增加，其次是设置工资项目的类型及增减项。打开工资类别后，工资项目只能从之前已增加工资项目中进行选择，无法对工资项目进行增加、修改或删除。无法增加某工资项目的原因有：①第一步中没有增加该工资项目，导致第二步中无法选择该工资项目，解决方法是关闭工资类别设置该工资项目，然后选择工资项目参照增加该工资项目；②工资项目名重复，无论第一步还是第二步中的工资项目名都不能重复。
（2）无法设置工资项目公式。U872中的工资项目主要有两类：一种是工资数据要直接录入，如基本工资、缺勤天数等，另一种是根据其他工资项目数据计算出来，这类工资项目需要定义计算公式。
有时会出现公式设置的标签无法找开，其原因主要有两种：①没有打开工资类，解决方法是打开工资类别选择好工资项目后再定义公式；②该工资类别中没有人员档案，解决方法是先设置有该工资类别中的人员档案，再定义公式。
（3）工资项目公式出错。定义好公式后，进行公式确认时，系统提示公式错误，原因主要有：①公式语法错误，特别公式中的一些函数都有特定的格式，如OR前后要加空格。②公式标点字符错误，在U872中公式中标点字符都要用英文状态半角，否则系统不识别，认为错误。③系统默认的工资项目出错，“应发合计”是所有“增项”工资项目和，“扣款合计”是所有“减项”工资项目和，若默认的工资项目错则必须关闭工资类别，修改其他工资项目的属性“增减项”。
二、日常业务处理
1. 个人所得税计算。为方便企业代扣代缴个人所得税，系统中设置了代扣税功能，运用此功能必须在建立工资账套时选择参数“代扣税”。运用代扣税功能时的常见问题有：
（1）无法修改税率、税基。工资系统可以自动计算员工个人所得税，系统中已经预置了税率、税基，直接修改时可能会发现税率、税基是灰色，无法修改。解决方法是在设置中依次选择“选项”→“扣税设置”，点击“编辑”，修改正确后选择“保存”。
（2）代扣个人所得税计算不正确。系统自动计算个人所得税时，往往会出现明显的错误，原因主要有：①计税工资项目出错，解决方法增加工资项目“应税所得”，其增减项设置成“其他”，将该工资项目的公式定义为：应发合计减五险一金，然后再将项目“应税所得”计算个人所得税，便可解决问题。②修改计税参数后没有执行工资重新计算和汇总，解决方法是在工资变动中点击“计算”和“汇总”。
2. 银行代发。相对于现金发工资而言，银行代发在安全性、保密性上要好得多。企业在使用银行代发方法时，关键问题在于代发文件生成。在生成代发文件时容易出现以下问题：①代发文件空白。不同的银行要求的代发文件的格式有所区别，因此在发现代发文件空白时，极可能是没有设置代发银行及对应格式，解决方法是按企业实际代发银行设置银行并设置对应格式。②代发文件中有人员信息未出现。若代发文件中有人员信息没有，原因有：人员档案中没有写人员开户银行和对应账号；所选银行和人员档案中开户银行不一致。解决方法是修改人员档案，确保银行信息无误并且代发银行也无误。
3. 计件工资。在U872中，计件工资模块已经独立出来，并且它也与成本核算系统进行了更有效衔接。在使用中易出现如下问题：①无法使用计件工资。计件工资模块没有启用，解决方法，单击“设置”→“基本信息”→“系统启用”启用计件工资系统。另一种原因是人员档案中没有勾选计件工资，解决办法勾选核算计件工资人员档案中选项“是否计算计件工资”。②无法删除计件要素。删除某计件要素时系统显示已经被使用，但使用过的地方都已删除。问题原因是计件要素有一属性“是否启用”，已选择“是”，解决办法是修改将是否启用改为“否”，然后便可直接删除。
三、期末业务处理
1. 薪资分摊。工资分摊实质是按受益对象，将工资以及工资的附加费用分配到不同会计科目的过程。一般而言按人员类别和部门进行分配，如行政管理人员记入“管理费用”科目，车间管理人员记入“制造费用”科目，车间生产人员记入“生产成本”科目。在分摊前要进行分摊设置，本质就是将前面计算的工资数据进行分类汇总，该过程中易出现的问题有：①分摊数据不正确。分摊数据全来自于工资变动中的数据，若出现错误，两种原因：一种是工资数据计算错误，解决方式检查录入固定工资数据正确与否以及变动工资项目公式是否正确；另一种就是分摊设置不正确，解决方法是检查分摊表，部门、人员类别有无错误。②分配表中没有会计科目。分配表中有数字，并且正确，但分配表中无科目，如此会导致生成的凭证也无科目，解决方法是工资分摊界面选择“明细到工资项目”。
2. 凭证生成。工资系统中生成的工资费用分配的记账凭证会传递到总账中。①凭证无法生成。若分配表是用绿色标识，无法生成的原因是已经生成，不能重复生成，若要重新生成则必须将已生成的凭证删除。若分配表是白色，但还是无法生成，则可能已经结账，无法再进行当月业务处理，解决方法是取消工资系统结账，再重新生成凭证。②生成凭证有很多行。生成的记账凭证有很多行，有一些是相同的科目没有合并，解决方法是生成凭证之前选择“合并科目相同、辅助项相同的科目”。
3. 月末处理。月末处理实际是给工资系统数据打上标记，表示本期数据处理完毕。常见问题如下：①月末处理不成功。出现此问题的原因是：第一，工资数据没有汇总，表明本月业务没处理完毕，解决方法是对工资数据进行汇总。第二，没有打开工资类别，工资系统中每一工资类别都需月结，结账时先要打开该工资类别。第三，汇总工资类别不用月末处理。②无法反结账。出现此问题原因是：第一，需要到下月反结上月；第二，已经汇总工资类别，需要删除汇总工资类别后再反结。
主要参考文献
陈欢欢.用友ERP-U8.72薪资管理的常见问题.财会月刊，2014；3