2014年 第 11 期
总第 687 期
财会月刊(上)
会计电算化
不同ERP应用模式下的错账更正

作  者
游旭初 王彩纹

作者单位
(江西科技师范大学经济管理学院 南昌 330038 江西省胸科医院 南昌 330002)

摘  要

      【摘要】本文在比较ERP环境下的不同错账更正方法及其适用范围的基础上,结合金蝶KIS专业版分析总账、财务系统、财务业务一体化三种不同ERP应用模式下的核算及错账更正过程。
【关键词】ERP应用模式   错账更正   金蝶KIS

企业资源计划(ERP)是现代企业信息化管理的重要工具。ERP系统通常包括总账、固定资产、工资管理、应收应付、采购、销售、仓存、存货核算等独立功能模块。根据企业的实际需求,这些独立的功能模块可以组合成不同的应用模式。不同的ERP应用模式下,会计核算的流程及所涉及的单据、凭证有一定的差异,当错账发生时,需要采用不同的错账更正方法修正。本文结合金蝶KIS专业版软件对不同ERP应用模式下的错账更正进行分析。
一、ERP环境下的几种错账更正方法
1. 负数/红字冲销法。对已记账的凭证,采用负数/红字凭证冲销的一种差错更正方法,主要适用于凭证记账/单据审核后金额大于实际金额及除金额外的其他错误(如科目、借贷方向、日期等)。
2. 补充登记法。对以往已记账的凭证中少计经济业务发生金额,采用差额补充登记的一种修正方法,主要适用于凭证记账/单据审核后金额小于实际金额的情况。
3. 即时修订法。对未审核/复核凭证通过编辑(修改、作废、删除等)进行即时修正的一种纠错方法,主要适用于凭证保存后因某种原因造成凭证的某个项目错误的情形。
4. 逆向操作法。通过逆向操作(反过账、反记账、反钩稽、反复核/审核等)恢复到错误发生时的状态,结合即时修订法完成错误凭证的纠错。
二、不同ERP应用模式下的错账更正
ERP系统在应用过程中通常可以组合成三种典型的应用模式,即:总账、财务系统、财务业务一体化应用模式,不同应用模式下的会计核算及错账更正有一定差异。
1. 总账应用模式。总账应用模式是指启用账务处理及报表与分析模块,依靠手工原始凭证在账务处理系统中制作记账凭证的一种简单的经济业务核算应用模式。
会计核算过程:账务处理→凭证录入(新增→保存)→凭证管理(复核/审核)→凭证过账→期末处理凭证制单(含自动转账、期末调汇、结转损益凭证)→凭证管理(期末凭证审核)→凭证过账(期末凭证过账)→往来核销(含往来账款核销、内部红蓝冲销)→账务期末结账→报表与分析。
错账更正:①凭证保存、复核/审核后发生错误,账务处理→凭证管理(采用逆向操作法反复核/审核→即时修订法);②凭证过账后发现错误,账务处理→凭证录入{采用负数冲销法[制作红字凭证(全部金额或多出部分金额)]→往来核销[内部冲销(全部或部分)]}→重新制作正确的凭证(除金额外的其他错误)、补充登记法(补充不足部分的蓝字凭证)或凭证管理(逆向操作法反过账、反审核/复核→即时修订法);③期末处理凭证制单、审核、过账后发现错误,账务处理→凭证过账(逆向操作法反过账)→凭证管理(逆向操作法反审核→即时修订法删除)→期末处理凭证制单(即时修订法修改模板→重新制单);④往来核销、账务处理期末结账后发现错误,逆向操作法反结账、反核销、反过账、反复核/反审核至错误点后采用即时修订法或逆向操作到反过账采用负数冲销法或补充登记法。
2. 财务系统应用模式。财务系统应用模式是在总账应用模式的基础上,增加固定资产、工资管理、应收应付业务的核算。该模式下有账务处理系统制作的记账凭证,固定资产系统增加、变动、折旧资产生成的凭证,工资管理系统费用分配生成的凭证,应收应付系统收(付)款凭证、其他收(付)款凭证、各种三角债业务的转销凭证(如应收冲应收、应收冲应付等)。
会计核算过程:账务处理系统制作凭证的过程与总账应用模式的凭证制作过程相同;固定资产系统→固定资产增加、变动卡片填制(新增、清理、变动→保存→审核)→计提折旧→固定资产生成凭证(凭证制单→审核);工资管理系统→工资项目、公式等设置→工资录入(录入→审核)→工资计算、所得税计算→费用分配(新增工资费用分配模板→生成工资费用分配凭证→审核);应收应付系统→收(付)款单(新增→保存→审核)→核销单(新增→保存→核销→审核)→应收应付凭证模板[收(付)款、预收(付)款、应收冲应付等应收应付单据模板设置]→应收应付生成凭证(凭证制单→审核);账务处理(固定资产/工资/应收应付系统传递到账务系统的凭证过账)→账务处理期末结账。
错账更正:固定资产系统:①卡片保存、审核后发现错误,固定资产→固定资产增加或变动(逆向操作法反审核→即时修订法);②固定资产系统凭证制单、审核后发现错误,固定资产→固定资产生成凭证(逆向操作法反审核→即时修订法删除凭证)→固定资产增加或变动(即时修订法修改卡片或固定资产变动方式)→固定资产生成凭证(凭证重新制单)。工资系统:①工资录入、审核后发现错误,工资管理→工资录入(逆向操作法反审核→即时修订法修正);②工资及所得税计算后发现错误,工资及所得税公式或相关设置重设后重新计算;③费用分配模板设置、凭证制单、审核后发现错误,费用分配(逆向操作法反审核→即时修订法修正模板后重新制单)。
应收应付:①收(付)款单保存、审核后发现错误,收(付)款单序时簿(逆向操作法反审核→即时修订法修正);②核销单保存、核销、审核后发现错误,核销单序时簿(逆向操作法反审核、反核销→即时修订法修正);③应收应付模板设置、制单、审核后发现错误,应收应付模板(逆向操作法反审核→即时修订法删除凭证后修正模板)→应收应付生成凭证(重新制单)。
账务处理:固定资产/工资/应收应付系统传递到账务系统的凭证过账、账务系统期末结账后发现错误,账务处理→凭证结账、过账(逆向操作法反结账、过账)→固定资产/工资管理/应收应付系统(逆向操作至错误点后即时修订法修正)。
3. 财务业务一体化应用模式。财务业务一体化应用模式是在财务系统应用模式的基础上,将企业的业务活动紧密结合在一起,实现对企业的物流、资金流进行全面管理的综合应用模式。该模式除蕴含财务应用模式所包含的功能模块之外,还包括采购管理、销售管理、仓存管理及存货核算模块。所涉及的凭证除财务系统应用模式所生成的凭证外,还有采购入库单、采购发票、销售出库单、销售发票、其他出(入)库单、盘盈/盘亏单、调拨单等原始凭证及相应的记账凭证。
会计核算过程:财务部分凭证制作过程与财务系统应用模式一致;采购管理系统→采购入库单(新增→保存→审核)→采购发票(新增→保存→审核→钩稽)→存货核算[外购入库核算/暂估入库核算→业务凭证模板设置(入库、采购发票)→生成业务凭证(制单→审核)];销售管理系统→销售出库单(新增→保存→审核)→销售发票(新增→保存→审核→钩稽)→存货核算[存货出库核算→业务凭证模板设置(出库、销售发票)→生成业务凭证(制单→审核)];仓存管理→调拨{调拨单(新增→保存→审核)→存货核算[业务凭证模板(调拨单)→生成业务凭证]}、盘点{备份待盘点数据→编制盘点报告表→生成盘盈盘亏单据(审核)→存货核算[业务凭证模板(盘盈单、盘亏单)→业务生成凭证(制单→审核)]};应收应付系统→收(付)款单/核销单→业务凭证模板(收、付款/核销单)→应收应付生成凭证;账务处理(存货核算系统传递到账务系统的业务凭证过账)→账务处理期末结账。
错账更正:采购管理系统:①采购入库单/采购发票保存、审核、钩稽后发现错误,采购发票日志(逆向操作法反钩稽)→采购入库单/采购发票序时薄(逆向操作法反审核→即时修订法修正)或采购入库单/采购发票(红字冲销法冲销或补充登记法填补差额);②业务凭证模板设置、制单、审核后发现错误,存货核算→业务凭证序时簿(逆向操作法反审核→即时修订法删除凭证)→业务凭证模板(即时修订法修正模板)→业务生成凭证(重新制单)。销售管理系统与采购管理系统错账更正过程类似,不再重复。
仓存管理系统:①调拨单、盘点报告单保存后发现错误,仓存管理→调拨单、出(入)库类单据序时簿(即时修订法修正);②调拨单、盘盈盘亏单审核后发现错误,仓存管理→调拨单、出(入)库类单据序时簿(逆向操作法反审核→即时修订法修正)。③调拨单、盘盈盘亏单凭证模板设置、制单、审核后发现错误,存货核算→业务凭证序时簿(逆向操作法反审核后删除凭证)→业务凭证模板(即时修订法重设模板)→业务生成凭证(重新制单)。
该模式下的应收应付系统错账更正过程与财务系统应用模式类似。账务处理:凭证过账、期末结账后发现错误,账务处理→凭证结账、过账(逆向操作法反结账、过账)→存货核算/采购管理/销售管理/仓存管理系统(逆向操作至错误点后采用即时修订法修正或逆向操作到反过账后采用红字冲销法冲销/补充登记法填补差额单据)。
【注】本文系江西省教改课题“会计专业开放式网络教研室设置及实证研究” (编号:JXJG-10-13-2)的阶段性研究成果。
主要参考文献
1. 张献奇.会计信息化下错账更正方法刍议.财会月刊,2009;35
2. 王风华.不同ERP应用模式下的会计处理流程与审计流程分析.财会月刊,2011;7