【作　　者】
高 原

【作者单位】
（金陵科技学院商学院 南京 211169）

【摘　　要】

      【摘要】在我国，会计信息系统经历了飞跃式的发展阶段，从最初的通用型、单机版、部门级财务软件升级为今天的与ERP系统有机融合的分行业、网络化、企业级会计信息系统，满足了我国中小企业的发展需要。但由于受到软件供应商产品质量、企业信息集成化程度、企业个性化需求等各方面因素的影响，会计信息系统在企业实际运行过程中存在着诸多适用性问题，优势没有得到充分的发挥，减弱了其对中小企业发展的助力作用。
【关键词】中小企业   ERP   会计信息系统   适用性

一、引言
会计信息系统在早期被称为“会计电算化”，即运用计算机技术替代传统的手工处理方式进行会计业务处理工作。随着网络化时代的到来，会计信息系统开始向经营管理型软件转型。在面向中小企业的ERP系统软件中，以用友U8系统和金蝶K3系统为代表，会计信息系统实现了与供应链管理系统、人力资源管理系统、生产运作管理系统、客户关系管理系统等各类管理系统的无缝对接，成了ERP系统中重要的一环，使企业信息流、物流、资金流三流合一，为中小企业实现企业内部信息共享创造了条件。但由于受到各方面因素的影响，会计信息系统在企业实际运行过程中往往出现“水土不服”的现象，存在着诸多适用性问题。
二、会计信息的适用性问题及其影响因素
（一）产品“人性化”设置，严重影响会计信息质量要求
根据《会计基础工作规范》第三章第四十四条的规定，软件供应商提供的产品应当符合财政部关于会计电算化的有关要求。因此，目前国内主流的会计信息系统都在其会计核算模块中设置了一些不可逆操作。例如，在会计记账凭证处理过程中，本期新增并保存的记账凭证如果发现错误可以进行修改和删除操作，但本期已审核过的记账凭证发现错误，则不能修改。错误记账凭证若要删除，也只能是未过账和未审核的记账凭证，对已审核或已过账的记账凭证是不能删除的。特别是已经结账的跨期记账凭证如果发现错误，正确的做法是在发现错误的当期新增红字冲销凭证和新增正确的蓝字凭证，并审核过账。
但或许是出于减轻企业财会人员工作负担的考虑，某些国内财务软件特别提供了如下功能：①“成批审核”功能。可以由系统自动一次性审核完当期所有未审核记账凭证，这将导致审核这一重要的会计内部监督环节流于形式。②“反审核”、“反过账”、“反结账”功能。虽然根据不相容职务相分离原则，系统要求审核人、记账人与制单人不能为同一操作员。如要修改或删除本期已审核过账的记账凭证，则必须先消除记账人、审核人章，然后才能修改或删除。但在企业实务中，出于工作的便利，财会人员经常同时拥有多个登录身份和权限，可以随意对本期或跨期记账凭证进行操作。③“新增凭证自动填补断号”功能。如果在一组凭证号连续的记账凭证中任意删除其中一张，必然造成凭证号中断。但此功能则使得删除凭证这一行为不易被外人察觉。以上功能为企业财会人员恶意舞弊提供了便利，严重影响了会计信息质量的真实性要求。
此外，软件供应商在系统设计时的良好初衷也可能被非法利用。例如，在企业刚刚上马新的ERP项目阶段，为了解决企业由于需要录入大量的初始化数据和基础资料而工作量巨大的问题，国内某软件供应商提供了一个客户端工具包，可以通过数据交换平台的基础资料引入引出工具和外部数据交换服务功能将企业系统外原始数据以EXCEL的形式批量地输入系统，或者将系统中的数据以EXCEL的形式批量地输出系统。如果某企业想要达到逃避税收的目的，可以利用这一工具在日常会计业务处理中将与销售有关的存货信息、客户资料、销售发票、销售出库单、记账凭证、账簿、报表等数据资料输出系统进行备份，再将经过修改的数据以完全覆盖的方式重新输入系统，从而建立起一套在会计信息系统外循环的“账外账”。
（二）系统化整为零，集成优势难以发挥
上马一个集成了所有功能模块的完整的ERP项目，少则数百万元，多则上千万元，这对于资金紧张的中小企业来说，无疑是一个沉重的负担。因此，软件供应商通常采取化整为零的方法，将ERP系统甚至是会计信息系统中的部分功能模块拆分零卖给企业，而企业则有选择性地购买自己认为最急需或最重要的子系统。这看似是一个双赢的结果：一方面，软件供应商既完成了近期的销售任务，又可以长期锁定客户；另一方面，企业通过零买的方式解决了资金不足的问题，仅仅花费数十万元就上马了所谓的“ERP”项目。
软件供应商出于逐利的目的而采取如此做法无可厚非，但企业若是出于省钱的目的而选择这么做就充分说明了我国中小企业对ERP系统本身缺乏足够的认识。ERP最大的优势就是有效整合企业内部各项资源，进行信息集成，实现信息共享。如果将原本有机结合的系统人为割裂开，则系统的信息集成优势难以发挥。
以笔者曾经参与过的某小型企业ERP项目为例，该企业购买了会计信息系统中的总账系统以及供应链管理系统中的采购、销售和库存管理系统。在财务部门进行月末存货成本核算时，原材料单位采购成本取自采购管理系统中采购发票的不含税金额和库存管理系统中的外购入库单中对应原材料数量的两者相除的结果，原材料单位出库成本采用月末一次加权平均法计算，库存商品的单位销售收入则取自销售管理系统中销售发票的不含税金额和销售出库单中库存商品对应数量的两者相除的结果。但因为企业没有购买生产成本管理系统，不能根据生产任务单自动进行生产成本计算，导致半成品和产成品的成本结转必须通过人工计算然后手工填入存货核算系统，自动核算过程出现了断层，系统的集成化优势没有得到充分的发挥，极大地降低了工作效率。
（三）企业需要磨合期，项目实施暗藏风险
我国中小企业会计信息化的过程其实也是企业自身管理水平不断提高、不断完善的过程。经过前期调研、基础数据整理、业务流程重组、系统切换、系统运行维护等项目实施阶段之后，企业的管理将更加规范化、科学化、制度化。小到会计科目编码原则的确立，大到会计业务处理流程的标准化，在科学管理方法共享方面企业得到了真正的实惠。
但不可否认的是，通用型软件最大的弊病就是无法满足企业个性化的需求。目前，国内几大软件供应商都宣称自己致力于为行业企业提供“行业化、精品化”的管理信息化服务，先后发布了机械、电子、服装、食品、化工、制药、交通运输、服务、流通等数十个标准化行业整体解决方案。例如，国内某软件供应商在银行业管理解决方案中，专门设置了金融工具管理系统，为银行贷款业务提供贷款减值测试模型。但是，这也只是满足了行业的个性化需求，并没能从根本上解决企业的个性化需求。
以某机械制造企业为例，该企业的产品加工工艺特别复杂，每一加工阶段所需投入的零配件多达数十种，有时甚至上百种，而且许多零配件本身具有不同型号，以满足不同产品配置的需要。财务部门有关生产领料业务的记账凭证的编制是通过系统事先设定好的凭证模板从领料单上自动获取相关的物料信息，然后分类归集到明细会计科目下与之相对应的辅助核算项目中。虽然仓库管理人员在填制领料单时可以通过系统查询功能选择本次生产所需的物料，但每次查询只能选择一种物料，因而数据录入的工作量十分巨大。该企业购买的通用型软件在系统试运行阶段对此束手无策，无法实现针对不同类型的产品批量领料的功能。为了不影响正常的生产，仓库管理人员只能让生产部门先行领料，后期再补录数据，这就导致财务部门所需的生产领料业务记账凭证不能及时自动生成，严重影响了期末的原材料出库成本核算工作，最终企业不得不对该软件选择了放弃。
（四）人机交互不畅，“1+1<2”
杨周南教授指出会计信息系统是一种基于会计管理活动，由人、信息处理设备和运行规程三元素组成的集成化人机交互系统。因此，企业财会人员能否熟练并灵活运用会计信息系统的各项功能是会计信息系统能否发挥其优势的关键所在。从目前情况来看，中小企业的财会人员在系统操作过程中存在着诸多问题，主要有以下几方面的原因：
1. 系统结构复杂，财会人员不知其所以然。许多软件供应商认为，通过系统地项目实施与软件培训，用户企业的相关人员就应该可以顺利操作系统，从而得到他们所需要的信息。殊不知，企业财会人员在系统试运行阶段和培训过程中只是对会计信息系统的功能有了初步的了解，掌握了大致的流程，能够进行基本的规范化操作，在使用初期不可能真正了解系统内部的运行机理和各功能模块之间的内在联系，因而在日常的操作中经常出现违规的涉序操作问题而不自知。
例如，某国内财务软件要求，在企业同时启用应收款管理系统和总账系统的情况下，若为了从应收款管理系统产生数据并传递到总账，而选择与总账期间同步的话，应收款管理系统必须先于总账系统结账。如果财会人员不了解这一规则，先进行了总账系统结账操作，则会导致两个系统的期末数据出现不一致的现象，因为应收款管理系统部分当期数据无法在本期传递到总账系统。
2. 财务与业务一体化，财会人员面临转型。随着会计信息系统由记账报账型软件向基于财务与业务一体化的经营管理型软件转化，企业财会人员工作重点将从事中记账算账、事后报账转向事前预测规划、事中控制监督、事后分析决策的全新管理模式。与此要求形成鲜明对比的是，目前在中小企业一线工作的财会人员整体素质不高，缺乏综合分析能力，思考问题的视角仍然习惯性地局限于本部门。
与此同时，会计信息系统的应用使得企业报表的编制周期大大缩短，从过去的年报、半年报、月报缩短为现在的周报、日报、实时报。由此带来的就是每天堆积如山的各类报表和海量的数据。如何对海量数据进行抽丝剥茧，如何把数据转换为有效的信息，这对于企业财会人员来说是一个极大的挑战。相关经验表明：绝大多数财会人员收到的数据远远大于他们能够吸取的数据数量。过量的数据会让财会人员无所适从，疲于奔命。
3. 系统纠错限制严格，财会人员违规操作。为防止人为地随意修改数据导致数据混乱，软件供应商会在基础资料等重要数据维护中设置不可逆的操作。例如，某会计科目一旦启用将不能被修改和删除，即使事后删除涉及该科目的业务凭证或初始金额也同样无效。此外，也不能为该科目增加下级明细科目和辅助核算项目。如果是因为财会人员误操作而导致的科目错误，唯一的办法是禁用该会计科目，修改原科目代码并增加同级科目。
虽然通过上述方法可以间接地解决问题，但长此以往会造成大量的垃圾数据冗余。财会人员无论是出于工作考虑还是自身利益考虑，都不愿面对这样的结果。因而往往会采取非常规的手段强制纠错，这就对系统安全构成了潜在的威胁。例如，某企业财会人员由于误操作，导致在系统客户端界面无法查询核算项目余额表本期的数据，且系统客户端不提供开放性的数据修改工具。于是该财会人员利用自己并不太精通的数据库知识，违规打开了系统的后台数据库，通过在数据库中输入SQL语句进行操作，希望能够修复原有的数据。具体执行语句如下：
delete from t_balance（科目余额表） where fdetailid （核算项目使用内码）not in ( select fdetailid from t_itemdetail（核算项目使用详情横表）） update d set d.fdetailcount=v.fcount from t_ItemDetail d, （select fdetailid，count（∗） fcount from t_ItemDetailv（核算项目使用详情纵表） where fitemid（核算项目内码）=-1 group by fdetailid ) v where d.fdetailid=v.fdetailid
该财会人员并不知道这段语句仅仅是在科目余额表里删除了错误的数据，而不是修复它。实际的修复语句非常复杂，而且不易写出通用的修复语句。具体的错误也许并不在“科目余额表”里，也许“核算项目使用详情横表”里也有错误的数据，这需要具有一定的数据维护经验的专业人员来判断。如果贸然对数据库进行擅自地修改，结果可能会越弄越糟，甚至可能导致整个系统的崩溃。
三、结束语
从以上分析我们可以看出，由于受到软件供应商产品质量、企业信息集成化程度、企业个性化需求、企业财会人员自身素质等各方面因素的影响，会计信息系统在我国中小企业实际运行过程中存在着诸多适用性问题。这些问题不是仅仅通过单方面的努力就能够解决的，需要软件供应商、企业及相关财会人员三方通力合作：软件供应商要能够为客户提供长期“陪伴式”服务，及时有效地解决客户在发展过程中遇到的各种实际问题；企业要加快全面信息化步伐，不断提高企业管理水平以适应系统对企业更高层次的要求；企业财会人员则要在精通业务的基础上扩大知识面，向全能型、复合型、管理决策型人才发展。只有这样，才能真正实现人机交互、信息共享，做到“1+1>2”。
主要参考文献
      1. 李立志.会计信息系统中的重要涉序操作.财会月刊，2012；10
2. 杨周南.会计信息系统：面向财务业务一体化.北京：电子工业出版社，2006